Seminarium 8 på Socialchefsdagarna 2023
Föreläsare: Harry Lönnebacke, verksamhetschef IFO i Nordmalings kommun. Johan Hellberg, enhetschef i Nordmalings kommun. Anna Bohlin, FoU socialtjänst Västerbotten.
Seminariet inleds med frågan: Hur skapar glesbygdskommunen Nordmaling ett kvalitetsledningssystem som integrerar visionen om en hållbar och jämställd socialtjänst som tillvaratar barns rättigheter? Svaret på frågan är alltså Huset – en helhetsmodell för kvalitetsarbete i socialttjänsten. Därefter går föreläsarna över till att berätta lite fakta om Nordmalings kommun och det är en kommun som har cirka 7500 innevånare och ligger i Västerbotten. Västerbotten består av många små och stora kommuner och Nordmaling räknas som en stor kommun.
Utgångsläget 2021
Föreläsarna beskriver att läget var ganska kaotiskt med oordning i verksamheten, den hade inga mål och ingen styrning. Det var oklara roller och ansvar samt en upplevelse av bristande rättssäkerhet. Med andra ord de befann sig i ett osäkert utgångsläge. Kommunen betalade ut höga summor för försörjningsstöd och det var många placeringar av barn. Föreläsarna berättar vidare att det var brist på strukturer och rutiner och ett stort utbyte av personal. Det fanns 30 anställda på IFO som skulle genomföra allt arbete och detta var en utmaning. De ville hitta en struktur för att ta hand om kaoset.
Johan Hellberg, enhetschef i Nordmalings kommun.
Timglaset – komplexiteten uppdraget
För att åskådliggöra komplexiteten i socialtjänstens uppdrag visar Johan Hellberg en bild på ett timglas. Föreläsarna berättar att det är många nationella aktörer att förhålla sig till, exempelvis Folkhälsomyndigheten, Forte, SKR, Socialstyrelsen med mera i övre delen av timglasen och verksamheten är det som skildras i nedre delen. En evidensbaserad praktik kan åskådliggöras av den smala delen på timglaset och det var den de tog sikte på enligt Johan.
Hur tog de itu med utmaningarna?
Harry Lönnebacke, verksamhetschef IFO i Nordmalings kommun berättar att de började som en rotvälta. De fick nämligen ett kommunuppdrag att hitta friskfaktorer att arbeta med – ta arbetsmiljön på allvar. Brist på systematik gjorde att arbetet och verksamheten blev spretig, ingen ledning innebar lite stöd till socialsekreterarna.
Därför blev nästa steg en omorganisation med syfte att få en närmare ledning – med andra ord ha fler chefer. I samband med detta prioriterade de också att skapa ett ledningssystem. Föreläsarna berättar att två chefer anställdes, två chefer med olika syn på ledarskap men båda med ett stort engagemang för socialtjänsten och ett stort intresse av systematiska uppföljningar. De tog inspiration av ”Tryggare i Vetlanda”. En pusselbit var att anpassa detta till den lokala kontexten och det krävdes också förankring i politiken.
De ville med arbetet väva ihop kommunens vision om barnrätt, jämställdhet och hållbarhet. De fick stöd av FoU Socialtjänst i Västerbotten med detta.
Anna Bohlin, FoU socialtjänst Västerbotten berättar att FoU i samma veva genomförde en pilotstudie av jämställd socialtjänst och tog fram stöd för jämställd socialtjänst. Därför passade de på att väva ihop kommunens vision och FoU:s pilotstudie i skapandet av ledningssystemet. Föreläsarna beskriver att det var ett lyckligt sammanträffande som gjorde att det gick att integrera arbetena.
De insåg tidigt att de behövde en begriplig modell att visa för politiker, medarbetare och chefer. Strävan med liknelsen till timglaset var att inte uppfinna hjulet på nytt utan länka till aspekterna i timglasets topp och botten. Tanken med skapandet av huset var att det skulle vara en helhetsmodell med en röd tråd för en tydligare logik. Huset hade enligt föreläsarna en större ansats än ett kvalitetsledningssystem – med andra ord en helhetsmodell. Sedan följde en bildlig beskrivning av föreläsarna om vad husbyggandet innebar.
De började med att titta på bottenplattan – det vill säga verksamhetens Uppdrag och mål – utifrån lagstiftning, föreskrifter m.m. Taket kom därefter och det skulle genomsyra hela verksamheten. Taket beskriver kommunens Vision och politiska mål (en hållbar och jämställd socialtjänst som tillvaratar barns rättigheter). Därefter tittade de på bjälklaget, Vi-sam Nordmaling, som innebär fokus på friskfaktorer och att skapa en frisk och attraktiv arbetsplats.
Vidare beskriver föreläsarna innehållet i vad de kallar för rummen. Processer och rutiner handlar om att kartlägga och se om det bottnar i taket och bottenplattan och gör huruvida de gjorde det på ett hanterbart sätt. Trygghet och säkerhet fokuserar på bredare aspekter så som rättigheter, information och genomförande av insatser.
Anna Bohlin, FoU socialtjänst Västerbotten.
Rummet Personal och kompetens handlar om att ställa sig frågan om man har tillräckligt med personal och kompetens för att klara sitt uppdrag. Det kan även innefatta aspekter så som rekryteringar och lönekriterier. Rummet Helhetssyn och samverkan handlar om att återigen blicka mot taket och bottenplattan samt hur det inverkar på arbetsmiljön. Men föreläsarna poängterar att detta rum också hänger ihop med Processer och rutiner.
Rummet Förhållningssätt och delat beslutsfattande menar Johan handlar om kärnan i det sociala arbetet och kopplat till portalparagrafen i SoL. Delat beslutsfattande är mer än delaktighet – de ville konkretisera hur det ska ske i arbetet. Att arbeta med delat beslutsfattande är att arbeta enligt portalparagrafen, menar Johan. Se klienten som expert på sin egen situation. Det är också viktigt att agera etiskt – i att hantera relationen med klienten, makt, normer och att inte diskriminera. Rummet Omvärldsbevakninginnebär att ha en systematik och nyfikenhet om detta. Exempelvis kan det handla om hur den egna kommunen relaterar till andra kommuner.
Föreläsarna menar att husbyggandet har resulterat i en stabil organisation. Det går att använda huset som en röd tråd för verksamheten och arbetet men det är samtidigt viktigt att göra modellen känd för medarbetare och för användning i ledningsgruppsarbetet. Att göra detta hoppas de bidrar till en delaktighet i verksamheten samt bidrar med kvalitet.
De poängterar att det är viktigt att besöka rätt rum för att få en hanterbar mängd i taget att arbeta med men det är lika viktigt att titta åt taket och bottenplattan ifrån varje rum. Harry Lönnebacke påpekar att det också är viktigt att bygga ett ”garage”. Där kan man parkera idéer för att inte tappa bort saker på vägen. Föreläsarna underströk också att det är viktigt att besöka rummen systematiskt. Så för att inte glömma bort något i huset upprättade de ett årshjul för IFO (som inspirerats från Tryggve). Detta ledde också till en plan för implementering.
Föreläsarna menade vidare att det är viktigt att avsätta tid så att man tar sig igenom alla rum. De avsatte mer tid i början – det tog exempelvis fyra månader att arbeta med Processer och rutiner. De tänker att det ska ta mindre tid med detta rum nästa år. Men när rummen gås igenom är det också viktigt att titta på vad de hade parkerat i garaget. Men också vad på det som återfinns i toppen på timglaset.
Föreläsarna menar att husbygget har bidragit till att bli mer konkreta i sitt arbete samt att prioriteringar av arbete underlättas. Huset skapar en begriplighet samt att det blir en helhet i arbetet. Modellen är bra för att visa politiker – konkreta dokument att visa för personer i nämnden. Under denna tid implementerades också ledningssystemet Stratsys i kommunen och huset skulle integreras i detta.
Vad har de uppnått hittills?
Föreläsarna menar att frågor om jämställdhet blir en självklar del i det ordinarie arbetet. Det har också gett effekter på ekonomin i form av minskade utgifter. Föreläsarna anser också att bemötandet av klienter har blivit på ett annat sätt. De nämner också att personalen blivit fler och det har resulterat i att medarbetare vill stanna kvar i verksamheten. Något som i sin tur leder till att kompetensen behålls enligt Harry. Johan säger också att delar av arbetet som husbygget resulterat i kan användas som underlag i medarbetarsamtal. Det har också synliggjort luckor i arbetet som bedrivs av nationella aktörer.
Sammanfattningsvis menar föreläsarna att de känner att huset är en stabil modell inför framtiden. Det har inneburit arbete i nära samarbete med medarbetarna. Föreläsarna menar att husbyggandet också knyter ann till temat för årets socialchefdagar – förändringskraft i arbetet. Husbygget har gett en trygghet i att skapa delaktighet och få till en lärande organisation. Men föreläsarna framhåller att man ska komma ihåg att det finns medarbetar som utmanar idéerna.
Anna från FoU socialtjänst har gjort en del iakttagelser av processen och ställer frågan om varför arbetet har lyckats. Hon menar att det täcker in arbete både på en strategisk och operativ nivå. Det fanns ett ledarskap med förändringskompetens och de fortsätter att vara en lärande organisation. De hade mod att hantera friktion som (ofta) uppstår i förändringsarbete. Men de hade också en kultur och organisatorisk värdegrund som lät det ta tid – det är viktigt för det är en lärandeprocess.
Harry avslutar med att säga att huset handlar om att få ihop en helhet. Det är viktigt att se sin egen roll i det hela – alla måste vara med – hålla i och hålla ut! Det har hänt mycket på 2,5 år därför är viktigt att stanna upp och vara stolta – vi är duktiga.
Frågor från publiken
Frågeställare 1: Hur implementerar ni teman praktiskt i årshjulet – det är ju stora delar? Vi har 30 anställda och vi har tre halvdagar per termin uppdelade i 4 arbetsgrupper. Pratar dels om huset som helhet men vi ägnade samtidigt en hel termin till Processer och rutiner. Då frågade de grupperna om vilka processer och rutiner som finns som är viktiga att kartlägga.
Tänker ni lika framöver? Vi har inte hunnit ett helt årshjul ännu så det är en lång bit kvar – huset är målbilden i årshjulet. Vi inreder fortfarande rummen. Men det är som sagt viktigt att avsätta tiden och även låta det få ta tid.
Frågeställare 2: Ni säger ni har fokus på friskfaktorer – har ni några exempel? Vi har jobbat i ett och ett halvt år med prioriteringar och delaktighet. Prioriteringarna styr vilka friskfaktorer vi arbetar med. Vi genomförde en omfattande omorganisation – tidigare fanns en chef och en gruppledare och detta medförde att medarbetare upplevde att det inte fanns något stöd och ingen konkret ledning. Vi ansåg att införandet av fler chefer är en friskfaktor och startade där.
- Prioriteringar – även knutet till delaktighet
- Ledarskap – ska vara nära och tillgängligt
- Kommunikation
Frågeställare 3 är från SKR och arbetar med jämställdhet: När ni pratar om utfallet – har ni sett någon förändring när det gäller kvinnor och män? Det finns ett behov av att arbeta systematiskt kring jämställdhet men att utvärdera detta har vi inte hunnit till ännu. Börjat värdera och systematisera när de tar fram statistik. Nu handlar mycket om värderingsfrågor hos medarbetarna, exempelvis synen på kvinnligt och manligt– behöver börja där innan vi kan studera utfall i klientarbetet.
Det här var ett seminarium på Socialchefsdagarna 2023 i Karlstad
Dokumentation: Victoria Lönnfjord, universitetslektor i socialt arbete, Karlstads universitet
Illustrationer: Tagna från föreläsarnas presentation
Foto: © Peter Gunnebro/dalapeter.se