Seminarium 4 på Socialchefsdagarna 2023
Föreläsare: Anda Embretzen, socialchef och Åsa Remén, enhetschef, Härjedalens kommun. Anette Hjalmarsson, produktchef på Boet.
Introduktionstext från socialchefsdagarna.se
Socialchefen Anda Embretzen och enhetschefen Åsa Remén kommer att berätta om sitt förändringsarbete inom Härjedalens kommun och hur man har infört det digitala verksamhetsstödet Boet på några av kommunens LSS-boenden. Något som ledde fram till att ett av boendena, Tjärngatan där Åsa är enhetschef, tilldelades Härjedalens kommuns kvalitetspris 2022 för sitt arbete med att öka brukarnas självständighet, självbestämmande och delaktighet.
De kommer att dela med sig av sitt metodiska och strukturerade tillvägagångssätt och hur Boet visade sig komma till nytta i den förändringsresa man redan påbörjat. Men också om utmaningen att införa ett digitalt verksamhetsstöd i en verksamhet som fram till dess varit väldigt analog och med en viss digital omognad.
Medverkar gör även Anette Hjalmarsson, produktchef på Boet. Boets mål är att stärka individens inflytande, delaktighet och självbestämmande genom ett lättillgängligt och tydligt pedagogiskt stöd för individen, som också ger personalen förutsättningar att ge rätt stöd, på rätt sätt, vid rätt tidpunkt. Detta ökar inte bara brukarnas självständighet utan också kvaliteten på stödet som erbjuds. Anette kommer tillsammans med Åsa och Anda berätta om hur införandet av Boet gått till och vad det inneburit för verksamheterna. Välkommen till ett seminarium där Anda, Åsa och Anette berättar om förändringskraft tillsammans!
Härjedalens kommun
Är till ytan en av landets största kommuner med Sveg som centralort. Landskapet är präglat av berg och fjäll som ger möjlighet till ett rikt naturliv. Kommunen har ungefär 10 000 invånare utspridda i kommunen och har ungefär 1 100 anställda, varav hälften arbetar inom Vård- och omsorgsförvaltningen. I kommunen finns tre samebyar vilket gör att det ska finnas rätt språkkompetens tillgänglig. Politiskt styre i kommunen består av Socialdemokraterna, Moderaterna och Centerpartiet. Anda Embretzen betonar att en styrka i Härjedalens kommun är det rika föreningslivet, där alla hjälper varandra och att det är fördelen med att vara en liten kommun, att stödet finns från samhället.
I Härjedalens kommun är det Anda Embretzen som är socialchef.
Vägen till förändring
Utvecklingsarbetet som resulterade i införandet av Boet inleddes under coronapandemin 2020.
Socialchefen Anda Embretzen berättar om synen på LSS i kommunen före utvecklingsarbetet. Att det fanns ett stort fokus på äldreomsorgen som gick med stort ekonomiskt underskott och jämfört med äldreomsorgen så var de nöjda med LSS. LSS hade få avvikelser, en låg sjukfrånvaro m.m. Anda säger att de hade slutat vilja bli bättre och utvecklas vilket gjorde att LSS hade halkat efter i bland annat kompetensutveckling.
Åsa Remén, enhetschef i kommunen, hade sedan hon började sitt arbete 2018 uppmärksammat att arbetsgruppen på ett av kommunens LSS-boenden trivdes med att arbeta självständigt utan att hon som chef var involverad. Personalen uttryckte att de boende blev stressade av att hon som chef var där, och att det vore bättre om hon inte kom dit så ofta. Åsa beskriver att hon förstår att anledningen till personalens reaktioner grundade sig i en rädsla för förändring och att de hade ett arbete framför sig med att hitta tillit och förtroende hos personalen.
Sen kom pandemin och fokus skiftade till att minska smittspridning. I samband med pandemin blev det tydligare att arbetsgruppen arbetade gruppcentrerat och att det fanns rutiner som främst passade arbetsgruppen och inte de individer som bodde där. Exempelvis fanns det många regler för de boende som fanns uppsatta på väggen och alla boende skulle vara med i samtliga aktiviteter.
Åsa uppmärksammade att de boende påverkades negativt av arbetet på boendet och att det fanns boende som ibland var hemma från sin sysselsättning utifrån magont, men det var oklart vad det stod för. Arbetsmiljön för personalen var inte heller god då det uppstod konflikter mellan kollegor, det var en hög ljudnivå då samtliga boende skulle vara med vid aktiviteterna. Det fanns en hög servicenivå genom att personalen lagade mat till alla boende även om det fanns boende som kunde laga mat själv innan hen flyttade in. Åsa såg behov av kompetensutveckling hos personalen samt att utveckla verksamhetens rutiner för att bättre stämma överens med de boendes individuella behov.
Målet blev att gå från att vara analoga till digitala, från ”så har vi alltid gjort” till att vara utvecklande, från vårdande till stödjande samt från att vara personalcentrerade till att ha ett brukarfokus.
En fråga från publiken gäller huruvida personalen var med på målbilderna och behovet av förändring? Åsa Remén berättar att det inledningsvis blev en del ”skav” och obekväma möten med personalgruppen. Detta sammanföll också med att viss personal slutade och ny personal kom in i arbetsgruppen.
En fråga från publiken gäller om resan varit möjlig om inte personal slutat? Åsa säger att det är svårt att svara på men att hon kan se att det hos en del personer kan finnas en begränsad utvecklingsmöjlighet. I personalgruppen fanns det flera personer som inte hade utbildning inom området, var äldre och hade blivit omplacerade inom kommunen från exempelvis köksarbete. Då kan det vara mer utmanande att få till förändring och utveckling.
Varför just Boet?
De vill satsa på LSS-verksamheterna och personalen då fokus i kommunen ofta varit på äldreomsorgen. Boet infördes på tre enheter.
Anette Hjalmarsson, produktchef på Boet, berättar att man med deras lösning vill underlätta vardagen i verksamheten både för boende och personal, säkerställa att inga arbetsuppgifter missas vilket leder till en ökad trygghet och minskad stress hos de boende. Det som enade samarbetet mellan Boet och Härjedalens kommun var brukarfokuset. Hon betonar hur viktigt samarbetet mellan Boet och kommunen varit.
Boet är ett system med tre appar som ”samtalar” med varandra i realtid:
- Individ
- Personal
- Administration
Individappen finns på den boendes mobil, surfplatta eller liknande. Kommunen har köpt in surfplattor till de boende som ville vara en del av Boet. Appen utgår från tydliggörande pedagogik och beskriver för den boende vad som ska hända, när det ska hända och vad som ska hända därefter.
Personalappen finns nedladdad på personalens mobiler och specificerar vem som genomför momentet, vad ska göras och när momentet ska genomföras. Tanken är att det i personalappen ska framgå detaljer om hur momentet ska genomföras för att vara lika oavsett vilken personal som utför det. Ett exempel kan vara att om en boende vill att personalen knackar på dörren och sedan väntar tio sekunder innan den kliver in så kan det framgå i personalappen.
Appen för administration nås via en webbläsare och personalens dator och där kan personalen lägga in aktiviteter och administrera apparnas innehåll.
En fråga från publiken gäller om personalen upplever dubbeldokumentation vid dokumentation i genomförandeplanen och Boet? Åsa säger att det hittills blivit en del dubbelarbete men att de arbetar på hur de istället kan använda Boet för detaljer kring ”hur” momentet utförs och genomförandeplanen istället fokuserar på ”aktiviteten”. Exempelvis att genomförandeplanen beskriver att hen ska duscha x gånger/vecka och Boet anger detaljer kring hur det ska gå till.
En annan fråga från publiken gäller om de hanterat när språknivån varit begränsad hos personal/brukare och hur i så fall? I Härjedalens kommun har de inte stött på några problem med det men Anette från Boet säger att andra verksamheter som också infört Boet exempelvis löst det genom att lägga in stödord på andra språk för att underlätta.
Ytterligare en fråga från publiken gäller möjligheten till videosamtal i Boet för exempelvis insatsen boendestöd? Anette säger att det inte är möjligt i nuläget men att det kan bli aktuellt i framtiden.
Hur blev det?
I Härjedalens kommun kan de se att verksamheten fått ett ökat brukarfokus och att arbetet övergått till att vara mer stödjande än vårdande. Nu får individen själv möjlighet att sätta ord på vad hen vill. De boende är gladare och mer nöjda. Personalen behöver inte lägga lika mycket tid på att påminna brukarna om olika saker och tiden tillsammans blir därför bättre och av högre kvalitet. Anette påtalar att det förutom ”måsten” går att lägga in saker att se fram emot, som exempelvis när det är dags för kaffe eller fika m.m. och att brukaren själv är med och påverkar innehållet. Åsa upplever också en större trygghet och självständighet hos brukarna. Även anhöriga har varit positiva till införandet av Boet.
Åsa Remén är enhetschef i Härjedalens kommun.
Åsa ser att arbetet sker mer som ett team och att det nu finns en dialog i arbetsgruppen kring anpassningar/justeringar i arbetssätt och rutiner. Det är färre konflikter i arbetsgrupperna och bättre arbetsmiljö vilket går att se då sjukfrånvaron minskat. Åsa tycker sig också kunna se att det blivit en professionalisering i personalens förhållningssätt. Införandet av Boet har även givit positiva effekter på hur arbetsgruppen pratar med varandra och personalen är mer öppen och utforskande i diskussioner.
I november 2022 mottog ett av kommunens boenden årets kvalitetspris i kommunen för arbetet med införandet av Boet. Priset uppmärksammades i lokaltidning och tv och bidrag med prispengar. Åsa berättar att pengarna har gått till friluftssaker, uppfräschning av gemensamma ytor, litteratur till personalen och vill investera resten i spel som främjar rörelse.
Utmaningar och lärdomar:
Anette berättar att de utmaningar som framkommit på vägen från införande till idag var inledningsvis att arbetsgruppen var ”digitalt omogen” och att pandemin försvårade möjligheterna till att ha utbildning på plats för personalen.
En lärdom är att vid implementering avsätta resurser till att stötta medarbetarna till att bli vana vid programvaran. Anette på Boet beskriver att hon ser att en framgångsfaktor i Härjedalens kommun är att ledningen prioriterat implementeringen samt att det finns och har funnits någon/några drivna nyckelpersoner i personalgruppen. Åsa beskriver att hon hade mycket stöd från personalen vilket gjorde att hon själv fick energi för att arbeta vidare.
Om andra verksamheter är intresserade av att använda Boet eller liknande lösningar så vill Anda skicka med rådet: kolla upp tillgången på wi-fi på respektive boende. IT-strukturen i kommunen begränsade möjligheterna till att använda wi-fi och lösningen har nu blivit att varje surfplatta har ett SIM-kort för att ha åtkomst till internet.
Vad är på gång?
Anda berättar att Härjedalens kommun inte är färdiga med att utvecklas och att den 13 september 2023 invigdes ett nytt LSS-boende i Funäsdalen. Boet kommer där att ingå i paketet för de boende. I kommunen kommer de även att införa Boet inom socialpsykiatrin.
Det här var ett seminarium på Socialchefsdagarna 2023 i Karlstad
Text: Johanna Elfgren, universitetsadjunkt i socialt arbete, Karlstads universitet
Foto: © Peter Gunnebro/dalapeter.se