Offentlig sektor som innovationsdrivare

Seminarium 14 på Socialchefsdagarna 2023

Inköp av tjänster och produkter i offentlig sektor sker genom upphandling, där anbud utvärderas mot varandra utifrån föreskrivna specifikationer. För innovation däremot, är specifikationer sällan formulerade eller kända på förhand och processen i sig blir en resa in i det okända. Men det går att kombinera upphandling och innovation i offentlig sektor, något som Karlstad kommun och techinnovationsklustret Compare visar med metodiken Demand Acceleration.

– Detta seminarium handlar om hur vi som offentlig sektor kan driva innovation, något som Karlstad kommun har jobbat med ganska länge. Vi kan inte låta marknaden styra offentlig sektor med det de vill leverera, utan de ska leverera på våra behov. Och enligt den nationella upphandlingsstrategin är det just så vi måste jobba, säger Ann-Sophie Gustafsson, utvecklingsledare digital utveckling inom vård och omsorg, Karlstads kommun.

– Det finns en otrolig kraft i offentlig sektor, som omsätter åtta miljarder kronor om året. Om en procent av detta lades på innovation skulle vi öka innovationspotentialen något enormt, säger Lina Svensberg, Innovation Manager på Compare.

Fem principer för offentlig upphandling

Icke-diskriminerande
Likabehandling
Proportionalitet
Transparens
Ömsesidigt erkännande

– Detta ska finnas i ett demokratiskt samhälle, där vi ser till att vi använder skattemedel rätt och motverkar korruption. Men många lyckas ändå ofta bryta mot principerna, när de vill jobba med ett företag de redan samarbetar med och gillar. Det blir också lätt en konflikt, när innovationsstödsystemet bygger på att man ska rikta in sig på en nisch av företag – vilket man inte får inom offentlig sektor, säger Lina Svensberg.

Skapa välfärdsinnovationer

Oftast är det många små uppfinningar eller komponenter som ligger bakom en innovation – som skapar värde på marknaden och i samhället. För offentlig sektor är det ofta bättre om fler får ta vara på det värdet, än att betala för samma processer i olika organisationer. Och för företaget som tagit fram innovationen innebär det ofta att det finns fler potentiella kunder.

– Med den utveckling vi har i Sverige slåss vi inom vård och omsorg om ett krympande antal personer som är yrkesverksamma. Vi måste hitta andra lösningar för att bedriva den välfärd vi har i vårt samhällskontrakt. Och vi måste möjliggöra ett lärande i det. Om vi jobbar fram bra välfärdsinnovationer kan vi skapa magi. Men vi måste visa vad vi behöver och få alla att förstå varför vi vill gå i framkant och skapa marknadens lösningar, säger Ann-Sophie Gustavsson.

– Innovation begränsas inte av utbud, utan av efterfrågan. Och det uppstår när det finns ett intresse av att skaffa sig innovationen och möjlighet att göra det. Kan man driva en innovationsprocess som kan öka efterfrågan, med målet att resultatet ska kunna spridas till många?

– Vi är en stor offentlig marknad som säkerligen sitter på många gemensamma behov. Vad skulle hända om vi gemensamt börjar efterfråga bättre lösningar än de som levereras idag? undrar Ann-Sophie Gustavsson.

Metodiken Demand Acceleration

Demand Acceleration går ut på att se offentlig upphandling som ett verktyg för att driva innovation. I processen jobbar den offentliga verksamheten tillsammans med innovativa bolag för att utveckla tjänster som löser olösta behov. Målet är att lösningarna både ska möta användarnas behov och kunna skalas upp på en marknad. I praktiken upphandlas ett innovationsarbete – inte en färdig produkt eller tjänst.

Skalbarhet är en bärande princip för metodiken. Det innebär att de tjänster och produkter som utvecklas ska ha en marknadspotential och kunna spridas vidare till andra kunder. Där möjliggör en intermediär som DigitalWell Arena stöd till bolagen, vilket ökar möjligheten för utveckling för dem.

– Vi vet ofta behoven och får bra idéer från våra medarbetare, sedan filtrerar vi ut vad som är viktigast. Vi kan ta idén, marknadsanalysera den och fråga: Finns någon som kan lösa det? Om inte, går vi in i processen och agerar agilt med företag för att hitta bästa lösningen, berättar Ann-Sophie Gustavsson.

Ann-Sophie Gustavsson, utvecklingsledare digital utveckling inom vård och omsorg, Karlstads kommun (till vänster). Lina Svensberg, Innovation Manager, Compare.

Sex principer för välfärdsinnovation

Upphandling kan driva innovation och utveckling. Att man inte vet vad man vill ha är själva definitionen av innovation – det är en resa ut i det okända. Det kan vara svårt att kravställa på en sådan produkt, så man behöver istället kravställa på själva processen.

Upphandling kräver utrymme för experimenterande och lärande.

Framgång kan inte analyseras fram, den framträder i efterhand. Man får gissa vilket anbud som blir bäst. Var hittar man småarbetet som det slår gnistor om? Det vet man inte på förhand, utan det märker man.

Innovation triggar insikter. Det är inte säkert att man landar rätt, om man bara upphandlar. Men om man bjuder in de som står för lösningen i ett tidigare skede, kan de ge insikter som man kan använda framåt.

Skalbara lösningar ökar det gemensamma värdet.

Immateriella tillgångar tillhör leverantören. Vem tillfaller rättigheterna av det som utvecklas?

Case: Nytt VR-verktyg för att uppleva kognitiv svikt

Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstads kommun har varit både projektpartner och kund när metodiken för första gången testats i praktiken. Från årsskiftet började Karlstad använda ett helt nytt VR-verktyg, som utbildar vård- och omsorgspersonal i hur man bemöter brukare med kognitiva utmaningar.

– Vi såg ett tydligt behov av att lära medarbetare hur det är att leva med kognitiv svikt och förstå känslan att vara i andras händer. Vi tänkte att det måste ju gå att lösa med teknik! Vi ville ha ett digitalt verktyg som gör användaren funktionsnedsatt i stunden. Och att det kunde bli en skalbar teknik, som kunde leva vidare på marknaden, säger Lina Svensberg.

De började med att skriva ner behovet, utan att veta allt de ville ha. Inledningsvis upphandlade de arbete på 25 000 kronor, för att gå in med en liten risk. Det innebar arbete med koncept i fyra veckor, med option till förlängning om de tyckte arbetet gick bra.

I processen upphandlades och bidrog sammanlagt sju olika företag, innan ett företag fick det slutgiltiga kontraktet för att utveckla den slutliga tjänsten. Fördelar för företag är att jobba nära behovsägaren som förstår hur de kan utveckla tjänsten på ett bättre sätt. Metodiken ger också bättre förutsättningar att sprida produkten och skala den.

– Att jobba så, offentlig sektor ihop med näringslivet, har varit otroligt befruktande. Men det ställer också krav på att det ska vara transparent. Vi behöver förhålla oss strikt, ha stenhård sekretess mellan leverantörerna och ge samma svar till leverantörerna, säger Ann-Sophie Gustavsson.

– För företagen handlade det inledningsvis om ganska lite pengar. Men det gäller att se att det finns mer än en potentiell kund. Flera av bolagen som var med har också utvecklat sina idéer och produkter vidare på annat håll. De lärde sig mycket av resan också, även om de inte fick kontrakt med oss i slutskedet, säger Lina Svensberg.

Slutprodukten blev ett VR-verktyg som leder till djup förståelse för hur vissa situationer kan uppstå och upplevas för den med kognitiv svikt. Det används nu i många kommuner som pedagogiskt verktyg. Verktyget hjälper till att lära ut hur man undviker att hamna i sådana situationer och hur man som personal kan skapa trygghet i den situationen.

– Det är viktigt att belysa våra medarbetares involvering från ax till limpa. Idén kommer från verksamheten, och de får vara med och jobba med intermediär och företag. Det är inget som vi snickrar ihop på en strategisk nivå, säger Ann-Sophie Gustavsson.

Tankar kring upphandling

Fokusera på syfte och mål, inte på val av upphandlingsförfaranden.

Upphandla utvecklingen av en lösning. LOU reglerar formalia, inte hur samarbetet ser ut eller vad som köps. Man kan lägga upp arbetet ganska fritt och mycket är tillåtet! Ovant och olagligt är inte samma sak.
Leverantören äger lösningen. Det innebär att vi inte kan bestämma helt fritt, eftersom vi inte kommer äga produkten eller tjänsten. Man upphandlar en utvecklingspartner, vilket kan leda till konflikter men som också är givande.

Avtalet: fördela risker, hämta inspiration från andra typer av upphandlingar, uppmuntra affären och beskriv processen så transparent som möjligt, även om man inte vet allt.

Var inte rädd för en överprövning! Upphandlingsregelverket sätts genom praxis, och om ingen utmanar systemet utvecklas vi inte.

Framgångsfaktorer

Tvärfunktionellt samarbete: alla typer av professioner behövs, i detta fall strateger, intermediär, utvecklare, vård- och omsorgspersonal.

Trygg organisation. En möjliggörande organisation som vågar ta risken och som har ett moget perspektiv på utveckling. Ska vi gå framåt krävs innovation och mod att göra något annat. Även tillgång till medel för utveckling krävs.

Engagemang från verksamheten.

Frågor från publiken

Jag kommer från ett av företagen, och det är sån ljuv musik att höra detta. Många ägnar sig åt uppenbart riggade upphandlingar, där de är ute efter en drake som har ett antal underleverantörer. Gör läxan, så kommer vi att svara mycket bättre. Tillsammans kan vi!

Budgeten, var det vigda pengar eller externa medel?

– Det är riktiga pengar, inte projektpengar. Vi har ett system i Karlstad kommun där vi jobbar utifrån rambudgetering och för över under- och överskott genom åren. Vi har alltid sett till att vi har medel undanlagda för utveckling.

Hur lång tid tog detta? Från start till produkt?

– Totalt ett och ett halvt år.

Det här var ett seminarium på Socialchefsdagarna 2023 i Karlstad
Dokumentation och foto: Jenny Asp textkonsult