Leda i kris och krig

Seminarium 11 på Socialchefsdagarna 2023

Offentlig sektor är idag lika sårbara som privata företag vad gäller digitala hot, där ökade cyberattacker och ransomware har drabbat organisationer den senaste tiden. Vad gör du i din roll om en kris drabbar er? Vilken typ av ledarskap krävs? Det tog Camilla Asp, överdirektör på MSB, upp på detta seminarium.

MSB:s roller

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har tre roller:

Stärka Sveriges beredskap och civilförsvar
Operativ roll vid kriser och krig, som skogsbränder eller pandemi.
Expertmyndighet med många expertisområden.

Beredskap

– Den period vi är inne i nu är en av de sämsta säkerhetspolitiskt sedan andra världskriget. I en parlamentarisk beredning sades det i juni i år, att ett väpnat angrepp mot Sverige inte kan inte uteslutas, inte heller att militära maktmedel kan komma att användas mot Sverige, säger Camilla Asp.

Camilla Asp är överdirektör på MSB.

I slutet av 80-90-talen fanns en bild av att vi var inne i den eviga freden, efter världskrig och kalla kriget. Man monterade då ner stora delar av det militära försvaret, både internationellt, nationellt och civilt. Förut fanns lager av livsmedel och förnödenheter, man hade avtal med företag, skolor var designade för akutsjukvård och man visste hur människor skulle transporteras. Nu finns det framför allt kvar en del skyddsrum.

– Man har nu bestämt att återigen rusta upp och jobba med civilförsvar. Det drivs ytterst av att kunna klara ett väpnat angrepp. Mot Sverige. Det hotet har mest fokus just nu, säger Camilla Asp.

Andra faktorer som triggar igång beredskap är de pågående klimatförändringarna som innebär naturolyckor, skogsbränder och översvämningar. Pandemin och cyberattacker mot offentlig sektor eller andra aktörer är andra faktorer.

Civilt försvar

Det civila försvaret driver beredskapsutvecklingen. Vilka uppgifter har det civila försvaret?

Skydda civilbefolkningen mot attacker. T.ex. Hesa Fredrik, skyddsrum, räddningstjänsten.

Säkerställa samhällsviktiga funktioner (som socialtjänsten). Samhället ska vara så robust som möjligt och kunna upprätthålla sin verksamhet så långt som möjligt vid störningar.

Upprätthålla nödvändig försörjning. Människor ska ha tillgång till mat och vatten och samhällsviktiga verksamheter.

Bidra till det militära försvaret. Efter kalla kriget genomgick Försvarsmakten en transformation med mindre inhouse och mer förlita sig på samhället.

Motverka externa påtryckningar från de som vill oss illa och sprider desinformation.

Bidra till motståndskraftiga människor och samhälle. Människor, kommuner och frivilligorganisationer ska klara sig själva och vara motståndskraftiga. Det innebär att stärka upp sin beredskap och stärka människors vilja att försvara sig, så de inte flyr till Norge utan stannar kvar och jobbar.

Försvarsvilja

Försvarsvilja handlar om förtroende för samhället, om kontraktet mellan det offentliga och medborgare. Medborgare ska lita på att staten finns om det behövs. En viktig del i det förebyggande arbetet är att säkerställa att försvarsviljan finns när den behövs.

– När vi har jobbat med civilt försvar pratar vi ofta om el och tele. I Ukraina virade människor madrasser om kulturarven. En viktig fråga är: Vad är värt att försvara? Att bygga visionen om ett samhälle efter krisen är också ett sätt att bygga försvarsvilja. Vi såg under pandemin hur otroligt viktigt förtroendet för det offentliga är, för att vi skulle kunna hantera krisen som vi gjorde, säger Camilla Asp.

Publik: I Botkyrka har vi pratat mycket om förtroende för socialtjänsten. Vi har provat att jobba med hemspråkslärare i skolan, för de har själva kommit fram och sagt att de når så många föräldrar och att de kan vara ambassadörer för socialtjänsten! Pröva det i era kommuner.

Camilla Asp: När nyanlända kommer från krigssituationer kan vi fråga dem mer: Vad har du med dig som vi kan lära oss av i Sverige? Den frågan skapar också tillit.

Socialtjänstens roll under kriser och krig

Camilla Asp visar en bild av en skylt där det står: ”Öppet pga kris”.

– Det tycker jag är en metafor för robust samhälle. Hur ska socialtjänsten säkerställa att er verksamhet fungerar så långt som det är rimligt, trots kriser och hög beredskap? Det kan handla om elavbrott, cyberattacker eller pandemier, och det kan vara så svåra störningar som ett krig. Det måste vi förbereda oss för.

Publik: Man pratar om samhällsviktiga funktioner, men är det inte allt som är samhällsviktigt? Hur vet man vad som är viktigt?

Camilla Asp: Det är viktigt att tänka igenom vad som ska fungera. MSB och Försvarsmakten har tagit fram Handlingskraft, en handlingsplan med olika scenarier för hur samhället kan vara i kris. Med de störningarna, vad behöver fungera? Vad kan prioriteras?

Publik: I Ukraina fortsätter de att utveckla sina sociala stödfunktioner trots brinnande krig. Vad har du för tankar om det?

Camilla Asp: Det är en så viktig del. Ukraina jobbar mycket med att samhället ska fungera så långt som det bara är möjligt. Det är viktigt i sig för människor att det fungerar, men hela känslan om allt stannar av, vad innebär den för försvarsviljan och tryggheten? Punktligheten på tågen är minst lika hög som SJ:s. Det är signalvärden att saker och ting måste fungera, även om det är svåra störningar just nu. Det målar upp en vision av vilket samhälle de kommer att ha sen. Det visar att man har en framtidstro, och inte rasar ihop.

Camilla Asp: Vad tror ni blir de viktigaste sakerna för er? Eller vad kan ni prioritera bort? Är det någon som har gjort en sådan planering?

Svar från publiken: Vi har arbetat mycket med försörjningsfrågan för el. Inom äldreomsorgen har vi tänkt på vad vi gör på äldreboenden när det inte finns el, och finns det mat? Vi kan oftast hjälpa varandra kommuner emellan och har vant oss vid det, men det kanske inte alls fungerar under krig.

Camilla Asp: Belastningen på vår verksamhet kommer öka och i det gamla samhället var det genomtänkt. Nu är det mer att vi löser vår uppgift, men att hålla ihop och se hur systemen håller ihop är svårt. Utvecklingsarbete är utmanande och kruxet är att det inte finns svar, det finns inga perfekta system. Men alla måste tänka på hur jag kan hjälpa till och stärka Sveriges beredskap.

Camilla Asp: Sedan 80-90-talet har Sverige genomgått många reformer. Vi har privatiserat mycket och just in time-tjänsterna gör samhället sårbart på ett helt annat sätt än tidigare. Det kräver utredningar, som också pågår just nu. Budskapet är: försök se till vad ni kan göra. Hur skulle ni agera om det värsta händer? Det är en fråga man kommer långt på.

Publik: I Norrtälje kommun har vi börjat ställa oss de frågorna och att prioritera funktioner vid krig. Vi har ett 70-tal placerade barn just nu, och om kriget kommer kanske många familjer känner att de inte klarar av sitt uppdrag. Om vi inte kan betala ut deras arvode minskar det kanske ytterligare att vilja ta sig an en annan familjs barn. En fråga är: Hur går man över till det analoga, om det digitala inte fungerar?

Publik: På socialförvaltningen i Göteborg arbetar vi med kontinuitetsplanering, som vi tänker att vi kommer att behöva. Människor bor ju inte och jobbar på samma ställe. Vi behöver organisera oss när man inte kan ta sig till jobbet. Samma med placerade barn, vi behöver hitta dem som kan hjälpa oss med de barn som är närmast. Det handlar om många beroendeförhållanden och det är en komplex fråga. Men vi behöver jobba tillsammans och hitta arenor för samverkan.

Ledare under kris eller krig

Tre kritiska uppgifter när man leder en kris:

1. Se till att den verksamhet du ansvarar för fungerar.
Metodstöd: Kontinuitetshantering, för att säkerställa att man har en plan B för sin verksamhet vid kris.

2. Samverka. I en kris måste man samverka på ett helt annat sätt (som vi också såg under pandemin).
Metodstöd: Gemensamma grunder för samverkan och ledning

3. Skala ner för att hjälpa andra. Detta är särskilt viktigt vid krig. Det är även viktigt att prata om vilka verksamheter vi inte kommer att ägna oss åt samt känslan av att inte vara behövd.

– Vid en kris behöver man våga ha modet att agera, även om man inte vet att man fattar rätt beslut. Man har det beslutsunderlag man har, och situationen kräver handling. Många väntar ofta för länge, men den tiden finns inte. Det är bättre att agera tidigt utifrån det beslutsunderlag man har – och ta konsekvenserna sedan om det behövs, säger Camilla Asp.

Camilla Asp och seminarievärden Veronica Carstorp Wolgast från FSS riksstyrelse.

Publik: Vi är en liten kommun och vi har haft en it-attack. Vi blev överraskade, men gick snabbt till handling. Alla medarbetare var verkligen på tårna: Hur ska vi jobba, vem gör vad? Vi löste det mesta och hittade lösningar och genvägar. Ledningen var väldigt viktig i detta, för att veta vad som händer.

Camilla Asp: Kommunikation är A och O vid en kris. Både till medborgare och brukare, men även internt. Det är också viktigt att informera även om det inte finns så mycket att informera om.

Publik: Man behöver gå utanför ramarna, bara agera och göra någonting. Vi bedriver kollo och det var en av få verksamheter som inte stängde under pandemin. Vi lyckades göra det utan ett enda utbrott av covid under hela pandemin. Men det var också mycket tack vare att man vågade ta egna beslut och gå utanför ramarna, och det fanns kontinuitetsplaner.

Tips för ledare i kriser

Ha någon vid sidan av som inte är inne i krisarbetet, som kan ge dig lite andrum och se på det hela strategiskt.
Håll på rollerna så blir det en smidigare krishantering. Det är bättre att chefen håller sig på den strategiska nivån.
Se till att det finns trygghetspunkter på olika platser i kommunen.

Använd metodstöd för att öva och förbereda er

Publik: Vi faller ofta tillbaka på pandemin och att vi klarade den. Men det kollektiva minnet är kort och jag ser framför mig att vi därför behöver öva, för att upptäcka det som inte funkar.

Camilla: Där är metodstödet Öva enkelt bra. Det behöver inte vara så långt eller krångligt. Det är roligt att öva och man får ett muskelminne. När man väl kommer in i centrifugen av kris, står man lite stadigare när det väl händer.

– Vi har mycket stöd på MSB:s webbplats, och vi finns för att hjälpa er. Känner ni att ni saknar något, vänd er till oss. Vårt uppdrag är att göra er så starka vi kan, avslutar Camilla Asp.

Det här var ett seminarium på Socialchefsdagarna 2023 i Karlstad
Dokumentation: Jenny Asp textkonsult
Foto: © Peter Gunnebro/dalapeter.se