Seminarium 6 på Socialchefsdagarna 2023
Föreläsare: Marie Björkman, digitaliseringsstrateg, Vallentuna kommuns socialförvaltning. Sara Bjällsten, projektledare, Vallentuna kommuns socialförvaltning. Sandra Järleby, behandlingssamordnare, Vallentuna kommuns socialförvaltning. Philip Folkinger och Edwin Wallberg, it-coacher, Vallentuna kommuns socialförvaltning.
Vad händer när vi vågar utmana det invanda och nyfiket söka efter nya lösningar? Hur får vi modet att våga testa något nytt och obeprövat? I det här seminariet lyfter Vallentuna kommun fram tre exempel på hur bra det kan bli när vi har tillit och förtroende för våra medarbetare, sätter kunden i fokus och prövar något nytt.
Guldkant för äldre
I ett tjänstedesignprojekt har Vallentuna kommun involverat sina kunder för att ta reda på hur de kan skapa guldkant för dem som bor på kommunens särskilda boenden.
Sara Bjällsten, projektledare på socialförvaltningen och Marie Björkman, digitaliseringsstrateg gjorde tillsammans initialt en tjänstesafari, för att själva upplevde kundresan och kunde ta reda på de äldres behov på ett nytt sätt.
Det innebar att de bodde ett dygn på varje äldreboende. De skrevs in kl. 10 som nyanlända och fick gå igenom processen med att få ett rum. De var med på alla aktiviteter under dagen samt måltider. Slutligen sov de över och träffade nattjouren.
– Vi fick fin respons och kände oss välkomna ute på boendena, eftersom vi var tydliga med vad syftet var och vad vi ville åstadkomma. Vi fick bra insikt i hur äldreboenden fungerar och hur våra kollegor hade det på jobbet – och den insikten har vi haft nytta av även i andra arbeten. Jag tog med mig att det är ganska ensamt och tyst på ett äldreboende. Personalen behöver tid för att skapa social samvaro, och det har ökat takten på att införa välfärdsteknik, säger Sara Bjällsten.
– Det var känslosamt att bo på ett boende, och jag försökte tänka mig in i att här ska jag bo tills jag dör. Vi fick se det fantastiska arbete som personalen gör, och det gav oss kött på benen på olika sätt. Vi fick underlag som vi kunde komma tillbaka senare, för att ställa djupare frågor. Vi såg framför allt den sociala samvaron vid måltider och aktiviteter, som kunde få mer guldkant, säger Marie Björkman.
Fyra fokusområden:
- Aktivitet och stimulans
- Uteaktivitet
- Social stimulans
- Måltidsmiljö
De hade även en workshop med idégenerering, där personal, anhöriga, tjänstepersoner i kommunen och seniorintressentgrupper deltog. Dessa olika grupper har vanligtvis inget forum att ses i, och det blev en lyckad träff där många nya idéer på aktiviteter spånades fram och kunde lämnas över till personalen att jobba vidare med.
Sådant som kom fram i samtalen med de äldre var att internet var viktigt, samt Netflix, natur och musik. Det är en balansgång att hitta aktiviteter som de äldre vill ha, men som samtidigt är relativt resurseffektiva.
De ger exempel på cykling med de äldre i lådcyklar. Det kan till exempel nyblivna pensionärer bidra med, vilket blir en meningsfull aktivitet för dem, samtidigt som de äldre får komma ut och personalen blir avlastad.
Lärdomar
- Planera in tid för att arbeta vidare med bifynd som kommer fram under processen.
- Kommunicera med alla i rätt kanal, med rätt budskap, personal, anhöriga, chefer och övriga berörda.
Digitaliserad systematisk uppföljning i öppenvården
Vallentuna kommun har en stor öppenvård, med fyra behandlare för vuxna och åtta familjebehandlare för barn och unga. De har ett intensivt och strukturerat stöd och en stor mängd förebyggande arbete. I sina enkäter kunde de se att kunderna var nöjda. Men vissa individer och familjer återkom gång på gång. Hade de då lyckats med behandlingen?
Våren 2023 lanserade kommunen ett digitalt verktyg som de hoppas ska kunna ge svaren de söker. Målet är att säkerställa att de gör rätt saker.
– För tre år sedan bestämde oss för att ta tag i detta att vissa individer återkom. Vi skapade en arbetsgrupp med syfte att ta fram en ny metod – för att ta reda på vilka frågor vi skulle ställa för att få de svar vi ville ha. Vi vill följa upp våra insatser, så att vi ser att vi erbjuder rätt stöd till rätt målgrupp, säger Sandra Järleby, behandlingssamordnare.
Digitalt verktyget gör det enklare att analysera
För att ta fram verktyget hade kommunen initialt en hel del kontakt med Socialstyrelsen och undersökte deras verktyg för uppföljning. Men efter ha gjort mer research insåg de att det verktyget inte var optimalt. De fick istället mandat att skapa sin egen modell, där de kunde ställa exakt de frågor de ville mäta.
Verktyget för systematisk uppföljning består av tre digitala formulär som man kan svara på i sin mobiltelefon. Alla klienter erbjuds att delta och får då ett avkodningsnummer, eftersom kommunen är intresserade av datan på gruppnivå. I formulären får klienten svara på frågor om deras nuvarande situation, sysselsättning, boende, diagnos och beviljad insats.
– I början fick klienten svara på allt i pappersform. Men det blev ett stort bortfall och vi fick inte tillbaka så många svar. Arkivskåpen växte, allt behövde sammanställas för hand och det blev otydligt. Men med mobilversionen blir det både enkelt att fylla i och enkelt för oss att sammanställa och göra analyser, säger Sandra Järleby.
Eftersom de vill ställa frågor över tid skickar de ut samma frågor efter sex och tolv månader. Ytterligare ett annat formulär svarar på om det är något som har förändrats under det senaste året, som sysselsättning eller insats.
– Vi har en analyssida där all data samlas, som vi äger. Här kan vi dra slutsatser om hur olika insatser påverkar och vi kan jämföra olika grupper och behandlingsresultat samt jämföra skolproblematik eller familjeproblem. Vi kan även se om insatserna håller över tid, säger Sandra Järleby.
De olika koderna gör att varje behandlare får sin egen kodlista. Där kan de se vilka olika uppföljningar de håller på med. Det blir även lätt att se bortfall, eller datum för nästa uppföljning, och de behöver inte ha allt i huvudet.
– Med en systematisk uppföljning kan vi kvalitetssäkra och jobba kostnadseffektivt och smart. Om det innebär att vi kan jobba bättre, gynnar det även klienterna. Varje svar som kommer in, skapar mer svar att laborera med vår verksamhet säger Sandra Järleby och avslutar:
– Jag hade aldrig kunnat tro att det skulle vara så givande att göra undersökningar. Det har varit otroligt lärorikt för vår arbetsgrupp att vrida och vända på frågorna, och varför vi vill ställa dem. Jag kan verkligen rekommendera andra kommuner att göra något liknande!
IT-coacher för digital inkludering
Edwin Wallberg och Philip Folkinger började sin resa på Vallentuna kommun som ungdomsjobbare för att sedan axla rollerna som kommunens första it-coacher. Som it-coacher ger de stöd, vägledning och utbildning för att förebygga att invånare hamnar i ett digitalt utanförskap.
– Digitalisering är ju fantastiskt, men den kan också vara ett hinder för de som inte är vana vid tekniken. Det finns en risk att de hamnar utanför och utvecklar ensamhet. Enligt Folkhälsomyndigheten har 15 procent av gruppen 75+ aldrig varit på internet. Det vill vi motverka i vår kommun och därför har vi skapat ett nätverk med fokus på digital inkludering. Med den tanken växte idén fram anställa it-coacher på plats att hjälpa våra äldre medborgare att bli med delaktiga, berättar Marie Björkman.
Edvin Wallberg började på kommunen genom ungdomsjobb i tre månader, för de som precis gått ut gymnasiet. Han hade tidigare läst teknik med inriktning it och efter tre månader fick han reda på att hans dåvarande chef hade rekommenderat honom och Philip Folkinger för de nya tjänsterna. Philip hade läst samhälle-beteende och hade ett stort intresse för datorer och it, och även han kom in via ungdomsjobb.
Bygger förtroende och tillit
Idag jobbar de som it-coacher på socialförvaltningen och arbetsmarknadsenheten i Vallentuna, som är en glesbygd. En vanlig dag går de igenom sina bokningar genom växeln och får en överblick över dagen. De gör flera hembesök per dag och hjälper framför allt äldre personer med att installera skrivare och andra hjälpmedel samt pratar om internet, datorer och säkerhet.
– Man kan boka oss bara för att prata om it, datorer och internet, inte bara när man behöver praktisk hjälp. Det är ett sätt att bygga förtroende, och när man har fått det förtroendet kan man leda in dem på att börja använda digitala hjälpmedel mer, säger Edvin Folkesson.
– Vi har en vision att kunna nå ut till alla, som har det så svårt med it att det påverkar deras liv eller möjlighet att delta i samhället. Som it-coacher hjälpte vi till en början mest till med att lösa problem, men nu hjälper vi dem mer att kunna lösa sina egna problem. Idag handlar mycket om kommunikation, som Whatsapp eller sms. Många vill ha kontakt med sina barn på det sättet, berättar Philip Folkinger.
Tips till andra kommuner
- Ta det lugnt och kör långsamt för att se hur stort behovet är och hur det är fördelat.
- Många äldre tycker det digitala är farligt och läskigt – försök hitta en morot, som att motivera dem att ha kontakt med sina barn och barnbarn.
- Det är en utmaning att nå ut till de som inte är i det digitala alls. Se till att marknadsför tjänsten analogt, med papperstidningar, foldrar och broschyrer.
Frågor från publiken
I Östersund har vi digitala guider. En utmaning vi brottas med är att det oftast är kvinnor som vill ha hjälp. Vi har jättesvårt att nå ut till männen. Hur har ni det hos er?
– En snabb uppskattning är att det cirka 30 procent män som söker digital hjälp. Vi har samma uppfattning att det är svårt att få med männen, de vill oftast klara sig själva. Vi får ofta snacka med deras fruar, tyvärr, säger Philip Folkinger.
Hur ser organisationen ut för er digitaliseringsstrateg?
– Digitaliseringsstrateg finns på socialtjänsten, men är en samverkan över hela kommunen, säger Marie Björkman.
Har ni ändrat något efter ert fina arbete med uppföljning i öppenvården?
– Vi har gjort ändringar längs hela vägen, när vi har upptäckt saker. Vi har haft mycket kontakt med Socialstyrelsen och haft en arbetsgrupp som täckt över olika delar för att få det så heltäckande som möjligt, säger Sandra Järleby.
Har ni fått svar på frågan varför många individer kom tillbaka?
– Vi har ganska nyligen börjat sammanställa de digitala enkäterna och vi ser vissa tendenser. Vi hoppas att vi kan sammanställa detta och presentera igen, säger Sandra Järleby.
Vet personalen inom LSS att servicen it-coach finns?
– Ja, vi har samarbetat så mycket som möjligt, från hemtjänst till boendestöd och berättat att vi finns, säger Philip Folkinger.
Digitala inköp är en målbild för många verksamheter. Har era it-coacher hjälpt till att öka det i er kommun? Som hur man beställer mat från Ica? Kommer de frågorna upp?
– Vi hjälper mest till med skrivare, mobiltelefoner, elektronik. De frågar inte så mycket om den hjälpen, säger Philip Folkinger.
Det här var ett seminarium på Socialchefsdagarna 2023 i Karlstad
Dokumentation: Jenny Asp textkonsult
Foto: © Peter Gunnebro/dalapeter.se