Seminarium 23 på Socialchefsdagarna 2023
Föreläsare: Carola Winberg, produktansvarig Individ- och familjeomsorg, Tietoevry. Anna Helleblad, affärsansvarig, Individ- och familjeomsorg, Tietoevry. Jessica Sundholm, systemförvaltare, Socialförvaltningen i Timrå kommun. Annelie Ringbro, enhetschef, Kompetenscenter i Timrå kommun.
Från vänster till höger Jessica Sundholm och Annelie Ringbro från Timrå kommun. Anna Helleblad och Carola Winberg, Tietoevry.
I Timrå kommun har ett systematiskt utvecklingsarbete gjorts för att kommunicera mellan IFO och arbetsmarknadsenheterna med stöd av systemet Lifecare. Digitalisering ska vara ett stöd för att utveckla verksamheten och göra det enklare att arbeta.
I kommunen är det flera anställda som arbetar i processen kring individer i riktning mot hållbar försörjning. Här fanns behov av ett system för att minska administrationen, underlätta kommunikation och öka förutsättningarna att kunna fokusera på att jobba med förändringsarbete.
Efter att ha arbetat med att utveckla verksamhetssystemet finns nu en användarvänlighet utifrån ett helhetstänkande som är anpassat till behoven i att kommunicera kring ärenden, mellan anställda och med medborgarna. Det innehåller medborgartjänster där klienter och deltagare har tillgång till informationen och själva kan ta kontakt, lämna in ansökningar och underteckna dokument är en viktig funktion i systemet.
Arbetet med att stödja människor till egen hållbar försörjning är komplext och målgruppens behov präglas av komplexitet. I utvecklingen av ett verksamhetssystem som stödjer processen har kommunen utgått från ett systemperspektiv för att hitta bra lösningar. Ärendets flöde i processen mellan IFO och arbetsmarknadsenheten behövde ett gemensamt system.
Jessica Sundholm, systemförvaltare på socialförvaltningen i Timrå kommun berättar om systemutvecklingen.
Inledningsvis sattes en arbetsgrupp med chefer och systemförvaltare samman. Behoven av vad systemet behövde stödja klargjordes. Därefter har ändringar och justeringar gjorts under resans gång. Medarbetare har gjorts delaktiga och fått stort handlingsutrymme i detta utvecklingsarbete.
Beslutsfattare och utförare av insatser använder sig av samma system. När en socialsekreterare fattar beslut om uppdrag sker det en digital överföring till arbetsmarknadsenheten. Det går att ladda upp dokument med samtycke, utvecklingsplaner, CV och praktiköverenskommelser. Det blir en helhetssyn och ett sammanhang för medborgare som kan ta del av dokumentation och olika dokument i medborgartjänsten.
Medborgartjänsterna har fungerat väl även för personer med språksvårigheter. Exempel på andra funktioner i systemet är meddelanden, så att samtliga som arbetar i ett ärende kan kommunicera säkert med varandra, bevakning avseende uppföljning med notiser till handläggare.
En fördel med systemet är att det har ökat tilliten mellan medarbetare i myndighetsutövning och insatser. Utvecklingen med systemet har varit ett lyckat projekt där bland annat systematiken i arbete, en kontinuerlig kommunikation och medarbetares delaktighet varit framgångsfaktorer.
Det här var ett seminarium på Socialchefsdagarna 2023 i Karlstad
Dokumentation: Jenny Höglund, universitetslektor och programansvarig för socionomprogrammet, Karlstads universitet
Foto: © Peter Gunnebro/dalapeter.se