Trender inom personalledning, Stefan Tengblad

Att skapa effektiva organisationer

Stefan Tengblad, professor i Human Resource Management, Centrum för Global HRM, Göteborgs universitet.

Stefan Tengblad har jobbat mycket kring medarbetarskap och ledarskap i olika sammanhang. Föreläsningens första del handlar om hur en organisation kan använda sig av olika metoder för att skapa framgång. Tengblad delar med sig av sina egna övertygelser kring detta ämne.

Han menar att det ofta letas efter den perfekta metoden (den perfekta formeln för framgång) och tror att denna kan implementeras på vilken organisation som helst för att skapa framgång. Tengblad menar att detta inte är genomförbart då varje organisation är unik i sig. För att uppnå framgång behöver organisationen implementera en metod men att hur skicklig man är på att anpassa den till den unika organisationen är viktigare.

Komplext arbete

Att kunna implementera rätt metod till rätt organisation är komplext. En organisation är uppbyggd av en mängd individer som ska fungera som en enhet för att få en framgångsrik organisation. För att veta vilken metod som fungerar för en organisation behövs det att man prövar sig fram och försöka utvärdera vad som fungerar för den specifika organisationen.

Det är inte vad man gör utan hur man gör det. För att bli bra på metoden, som kan ses som ett hantverk, behöver organisationen kontinuerligt jobba med återkoppling, feedback och uppföljning. Genom att finjustera metoden finns det en större chans att metoden skräddarsys till organisationens behov.

Det är inte bara metoden som blir bättre med feedback utan även individerna inom organisationen. För att en organisation ska vara framgångsrik lyfter Tengblad den viktiga aspekten hur man gör sina medarbetare nöjda och motiverade.

För att skapa motivation måste individen känna att arbetet som hen utför är meningsfullt och att det är utvecklande. Genom att skapa olika ansvarsområden på arbetsplatsen och ha ett gemensamt mål att jobba mot kan organisationen bli framgångsrik.

Självständigt ansvar

En annan aspekt för att få en framgångsrik organisation är att individen ska få ha ett självständigt ansvar. Tengblad säger även att det är viktigt att organisationen inte nöjer sig vart den är då det ofta gör att motivationen avtar. Som arbetsgivare är det viktigt att man ger medarbetarna kontinuerlig utbildning på betald arbetstid för att successivt höja kompetensnivån för individen (och således även generellt för organisationen).

Tengblad ger ett konkret exempel: Att en medarbetare får lära sig om underhållet på maskinen som hen jobbar med. Genom att individen är den som kan detta kring maskinen skapar det en känsla av eget ansvar och ökar även kompetensen.

Prestationsmätning på gruppnivå

Tengblad pratar även kring att det är bra att mäta prestation men betonar att det aldrig ska ske på individnivå. Det är mer motiverande och skapar en vikänsla ifall prestation mäts på gruppnivå. Det är även viktigt med positiv feedback i form av någon belöning när det går bra för organisationen. Det är viktigt att alla i organisationen får ta del av denna belöning och inte bara toppledningen.

Faktorer för högpresterande organisationer

Tengblad lyfter studien The characteristics of high performance organization. Business strategy series av A. de Waal från 2007 som tittar på högpresterande organisationer och på vilka faktorer som visat sig ge bra resultat. Den högsta faktorn är brukarnytta/medborgarnytta (att det är något meningsfullt man jobbar mot). Det visade sig även vara viktigt att kontinuerligt förbättra arbetet med fokus och med flyt. För att skapa ett flyt är det viktigt att det finns tydliga uppdrag och mål. Frågar att ställa sig som organisation är till exempel: Vad är vår arbetsplats till för? Vad är vårt uppdrag? Vad är inte vårt uppdrag? Tengblad menar att det är lika viktigt att veta vad sitt uppdrag är som att det är att avgränsa vad det inte är.

Systematisk träning för att gemensamt bli bättre på arbetsuppgifterna är viktigt. Är det något som inte funkar att man ser över vad som kan minska risken för fel. Jobbar man med allt detta känner man sig “inne” i sitt arbete och man får fokus och flyt. Det är även viktigt med goda relationer och samarbete mellan yrkesgrupper. Strävan är effektivitet och produktivitet utan att individerna inom organisationen känner sig otillräckliga.

Fem stora trender inom HRM

Tengblad går sedan över till HR/HRM där det finns fem stora trender.

1. HRM som bärande del av organisationens övergripande strategi. Hur ska organisationen få ta på arbetare och vilja få dem att stanna? Hur får vi dem att utvecklas och att samarbeta med varandra? Föreläsaren menar att det är viktigt att medarbetarna trivs på sin arbetsplats.

2. Medarbetarskap som en självklar del av HRM-strategin. Det är en nyckelfaktor att få medarbetarna att uppleva sitt arbete som intressant och få dem att del organisationens mål.

3. Flexibelt arbetssätt. Medarbetarna ges möjlighet att arbeta på annan plats än det fysiska kontoret.

4. Digitalisering. Genom att digitalisera kan man undvika pappersarbete och samla mycket information i ett och samma system, vilket underlättar vid exempelvis rekrytering. Tengblad menar att det är viktigt att digitalisering inte sker för digitaliseringens skull, ett syfte måste finnas.

5. Agilt HR-arbete. Stefan menar att det är viktigt att jobba målmedvetet olika HR-aktiviteter. Genom att jobba med HR kan man förbättra arbetsgivarmärket så att kompetent personal väljer att söka sig dit.

Inom HRM-strategin är medarbetarskap viktigt. En lätt rekryteringsprocess i ett bra system är viktigt och underlättar om man jobbar med HR-frågorna. Mer och mer av HR-processerna sköts digitalt och det rekryteringen lättare. Det är dock viktigt att digitaliseringen fungerar som ett effektivt verktyg och inte ännu ett datasystem som behöver förstås.

Arbete i coronatider

Flexibelt arbete blir extra viktigt i dessa dagar med Corona. Undersökningar visade att de allra flesta trivdes med att jobba hemma och att de kunde fokusera. Detta kan visa att mycket av arbetsplatsen bidrar till mycket störningar- och friheten ökar när man jobbar hemma (en ökad autonomi).

Det som kunde förklara varför folk trivdes att jobba hemma är också ifall man är introvert eller extrovert. Att jobba hemma kan även spara tid och pengar samt att man slipper livspusslet. Man kan även styra mer vad folk gör istället för att styra genom att se att folk är på jobbet. 

Uppfattas man som en rigid arbetsplats så kan det bli en dragkamp om kompetent personal- som tex socialsekreterare som är en rörlig grupp. 

Upphöjt och demokratiskt ledarskap

Tengblad tar även upp de två traditionerna av ledarskap. Han lyfter Platon och motsatsen Lewin:

Upphöjt ledarskap (Platon). Ledaren har kunskaper som inte medarbetarna har. Ledaren är en moralisk förebild med syftet att motivera sina anställda. Denna typ av ledarskap är vanlig i USA.

Demokratiskt ledarskap (Kurt Lewin) Ledarens uppgift är att coacha och vägleda, snarare än att dominera. Inom detta synsätt ser man att medarbetarna har kompetens som behöver tillvaratas. Denna typ av ledarskap är vanlig i Sverige.

Han diskuterar kring det upphöjda ledarskapet och skillnaden mellan detta och det demokratiska ledarskapet. Tengblad lyfter att Lewin har influerat svenskt arbetsliv de senaste 50 åren och att det är viktigt att som ledare förstå att kompetensen finns inom arbetsgruppen.

Tillitsbaserad styrning

Tillitsbaserad styrning handlar om att medarbetarna ges ett tydligt mål, men att de sedan ges tillit att själva vara med och bestämma hur de ska arbeta för att nå dessa mål. Arbetsledaren bör ha en coachande och samtidigt kontrollerande roll. Möjlighet till kontroll av personal är viktigt för att arbetsgivare ska kunna känna tillit – han menar att det är viktigt att arbetsgivaren känner förtroende för personalens omdömesförmåga, men att utfallet på något sätt måste kunna kontrolleras.

Tengblad refererar till organisationsforskaren Louise Bringselius som menar att den professionellas omdömesförmåga är en nyckelfaktor för att rätt tjänster ska kunna levereras. Enligt Bringselius är professionsbaserad kunskap en viktig del av den tillitsbaserade styrningen som ständigt behöver utvecklas: Chefen ska fungera som en kompass, ett kunskapsstöd, en coach och en teambyggare.

Stefan Tengblad menar att även den tillitsbaserade styrningen har sina brister. Han menar att kooptering kan uppstå när beslut inom en organisation fattas främst utifrån de anställdas önskemål. Han menar även att det finns risk att professioner som inte har ett starkt medborgar- och kundfokus får stort inflytande och att effektivitetsnormer kan gå förlorade. Kunskapsutveckling och lärande kan bli lidande och enhetschefer kan bli svaga och svårrekryterade.

Ett bra ledarskap innebär att fatta beslut när det inom arbetsplatsen blir cirkelaktiga diskussioner som inte mynnar ut i någon konsensus. Det finns annars risk för att det blir en målförskjutning där man driver andra intressen istället för arbetsplatsens agenda. Om man inte är överens om målen kan det vara svårt att få till bra resultat. Om man formulerar tydliga mål med tydlig styrning med ett aktivt ledarskap så kan medarbetarna fatta bra beslut och utveckla sin bedömningsförmåga.

Stefan avslutar sin föreläsning med att säga att delaktighet och involvering av personal är viktigt. Han förespråkar täta avstämningar och menar att medarbetarens omdöme och motivation är avgörande och att det är viktigt att den inte tas för given.

Frågor och svar

Under föreläsningen ställde Stefan ett par frågor till publiken gällande hur pandemin påverkat deras arbete.

En av de saker som deltagarna upplever har påverkat deras arbete var digitala möten. En del är positiva till digitala möten, andra negativa. En annan sak som diskuteras är hemarbete. Alla har inte samma förutsättningar för hemarbete. HR tvingas ändra fokus när personalen arbetar hemifrån, från kollektivt fokus till ett mer individinriktat fokus.

Många upplever att det kollaborativa fokuset avstannat under pandemin, vilket Stefan håller med om. Stefan uppger att vissa arbetsuppgifter kräver fysisk närvaro, medan andra uppgifter går bra att göra på distans.

Stefan ställde även en fråga om pandemin skapat dilemman som varit svåra att hantera. Majoriteten svarar ”ja, några” eller ”ja, flera”. Stefan reflekterar över hur många av de som jobbat inom äldrevården som haft problem med smittspridning.

En deltagare bad föreläsaren redogöra för de faktorer han anser vara viktigast att beakta vid tillitsbaserad styrning. Tengblad menar att det är viktigt med en tydlig målbild, att målbilden förankras och att arbetet regelbundet följs upp.

Socialchefsdagarna 2020, Trender inom personalledning – att skapa effektiva organisationer • Stefan Tengblad, professor i Human Resource Management, Centrum för Global HRM, Göteborgs universitet.

Text: Elise Schnaufer och Lydia Aspemyr, socionomstudenter vid Göteborgs universitet
Foto: Kerstin Öhman