För att styra måste man veta

Seminarieledare: Karin Magnusson och Henrik Boström från PwC samt representanter från Luleå kommun: Kristin Holmström hemtjänst, Elin Hållman ekonom, Gabriella Durhag hemtjänst, och Maria Backe enhetschef på socialförvaltningens ekonomiavdelning.

Seminariet handlar om data som kan samlas in och hjälpa oss att fatta bra beslut.

En av anledningarna till att vi från PwC är med på Socialchefsdagarna år efter år är just att det är så otroligt viktigt att vi träffas och delar erfarenheter, både positiva och när det gått mindre bra. Vi lär oss kanske mest av motgångarna, säger Karin Magnusson från PwC (tvåa från vänster på bilden).

Presentationen utgår från Luleå kommun och kommer handla om uppföljning av hemtjänstverksamheten, där PwC tillsammans med Luleå utvecklat en modell. Det är ett administrativt tungt jobb att plocka fram alla data för att skapa sammanställningar och där har vi tillsammans med Luleå tagit fram en modell för att visualisera den data som finns tillgänglig i systemet.

Närvarande från Luleå kommun är Kristin Holmström hemtjänst, Elin Hållman ekonom, Gabriella Durhag hemtjänst, och Maria Backe enhetschef på socialförvaltningens ekonomiavdelning.

Luleå kommuns resa

Det har varit en lång resa för oss, berättar Kristin Holmström. Det finns cirka 80 000 invånare i Luleå där 1 300 är brukare fördelat på 20 hemtjänstgrupper. Vi fick i uppdrag 2015 att bli Sveriges bästa hemtjänst, hur skulle det gå med 40 miljoner kronor back i hemtjänsten? Men det var en utmaning som vi ville anta.

Kristin Holmström är nöjd med hur förvaltningen har jobbat. Ekonomin slet sitt hår och tänkte ”hur ska vi få till det? Är det ens möjligt?” Nu i efterhand ser de att det var möjligt men tufft, både att hitta balansen i hur man ska jobba och ha tillit till medarbetare och chefer. Luleå har provat många olika uppföljningssystem, bytt budget, nyckeltal, och successivt jobbat sig fram till balans i ekonomin.

Nycklar för framgång

De har börjat hitta nycklar: Nära ledarskap är jätteviktigt, dagliga möten med sjukvården likaså. Det har kostat på men varit värt allt. Med den nya metoden är det visuellt enkelt att visa för personalen vad som fungerar och inte, samt få fram vad det beror på, i samarbetet med PwC. Ge aldrig upp!

I hemtjänsten jobbar man med att följa upp nyckeltal. Tidigare har det varit många olika siffror som varit svårtolkade för enhetschefer i äldrevården som inte har ekonomi som kärnkompetens. Det var svårt för dem att ta åt sig informationen och veta: Om de behöver göra en förändring, var ska de börja?

Uppföljning presenteras visuellt

Det nya verktyget har gjort det mer visuellt, och cheferna själva kan se och uppfatta vilka åtgärder de behöver vidta. Det har inneburit en stor förändring för enhetscheferna. De följer numera sina egna nyckeltal, och kan gå in och titta när de vill för att se hur det går för dem, hur deras utförda tid ser ut m.m. Det har inneburit betydligt mindre administration då samma nyckeltal tas fram men tidsåtgången är avsevärt mindre.

I programmet finns olika typer av diagram, bland annat ett månadsvis stapeldiagram. Stapeln visar utgifter för månadslöner, timlöner, sjukfrånvaro, OB- tillägg, övertid, osv. Här kan man utläsa hur mycket varje hemtjänstgrupp kostat samt hur många brukare som finns i varje grupp. Man kan se varje enskild grupp eller månad. ”Vad gjorde vi i april när det var så billigt?” Tidigare var ekonomin baserad på beviljad tid, men nu ska hemtjänstens utförare ha budgeten själv och får då betalt för utförd tid. Den tid som vi är hos brukarna är den tid vi får betalt för.

Publikfråga: Används LOV?

Svar: I Luleå har vi ingen LOV i hemtjänsten utan all hemtjänst utförs kommunalt.

Publikfråga: Är sjukvården inräknat i besökskategorierna?

Svar: Inte sjuksköterskorna men den delegerade personalen är.

Tryggare basera beslut på data

Man kan följa månad för månad hur många timmar hemtjänsten totalt har utfört och även ej utförd, delvis utförd tid. Tidigare har man trott att det var mycket mer bomtid än det faktiskt var. Att basera beslut på känsla är inte lika tryggt som att basera beslut på data, vilket är en anledning till att det nu går så bra ekonomiskt för hemtjänsten i Luleå kommun.

Luleå jobbar med jämställdhetsbudgetering och kan enligt modellen se antal timmar för kvinnor respektive män.

Skolboksexempel är när planerad, beviljad och utförd tid ligger väldigt nära varandra, men det händer inte alltid. Får man budget efter den planerade tiden så kommer man inte behöva lägga så mycket tid på administration.

Göra siffrorna kul

När PwC analyserar något tittar de på hur det ser ut nu, men även hur det sett ut över tid och hur olika saker samspelar med varandra. När man kan göra siffrorna kul föds nyfikenhet; vad händer i juli? Vad händer i den här arbetsgruppen? Det här är analys, verksamhetsutveckling, lösningar och idéer.

Det väcks även en liten fundering kring den här modellen; ”Ja men skit in och skit ut, det vi har i systemet kan man lita på att det håller i kvalitet?” Det kan man, men skit in blir skit ut. Det kan vara en bra start att lägga in sin statistik i en sån här modell för att se var man ska jobba någonstans. Kanske är det först när vi ser statistiken visuellt som vi kan upptäcka att något inte stämmer.

Publikfråga: Vad säger nämnden om metoden?

Svar: Har inte pratat med nämnden men med socialchefen för ekonomin. Men nämnden vet att det används.

Publikfråga: Jämställdhetsbudgetering, vad är det?

Svar: Att ge samma förutsättningar till både kvinnor och män, och ta hänsyn till det i budgeten för att kunna jobba med det framåt.

Graferna kan anpassas efter det man vill se, till exempel hur stor procent av den arbetade tiden ska personalen vara hos brukarna.

Luleå tar fram rådataunderlag från sina system och skickar till PwC, men det går att integrera med verksamhetssystem.

Publikfråga: Nu har vi sett det här inom ett område, men går det här att göra var som helst?

Svar: Ja det går att göra inom alla verksamheter där det finns verksamhetsstatistik, som  äldreomsorg, försörjningsstöd.

Publikfråga: Vilka insikter har ni fått?

Svar: Det är inte så mycket bomtid som vi trott, det är lägre och högre i olika grupper, och vi kan rikta insatser till olika grupper efter behov. Det har funnits en känsla av att vi har haft mycket sjukskrivning och timvikarier samt övertid men det visar sig att datan inte är lika allvarlig som känslan. Tidigare när vi följt nyckeltal i excelformat har vikten av god planering inte framgått. Idag kan man se att i en viss grupp funkar inte planeringen, och i grafen kan man se att en grupp kanske är bra på att få ihop den planerade och den utförda tiden. DÅ kan man lära sig av de grupperna som har bra statistik och hjälpa grupper där statistiken inte går ihop.

Publikfråga: Vi har ett antal entusiastiska själar på plats, men har alla varit det hela tiden eller har känslan varit att ”här kommer ekonomerna och ska styra min dag?”

Svar: Det har mottagits otroligt bra av enhetscheferna, att läsa siffror upp och ner har inte varit roligt för någon, mycket aha-upplevelser.

Publikfråga: Hur har modellen och systemet implementerats praktiskt med cheferna?

Svar: När vi började med nyckeltalen var det mycket tragglande kring vad saker har kostat, att titta på vad vi har gjort, hur den utförda tiden ser ut i grupperna, och jämfört mot den planerade tiden. Vi vill att glappet mellan planerad och utförd tid ska vara så litet som möjligt. Nu följs hemtjänsten upp varje månad och vi jobbar intensivt med nyckeltalen. När man börjar använda nyckeltal mer blir det tydligt. Uppdraget till verksamhetscheferna blir att lösa problemet utifrån nyckeltalen.

Publikfråga: Har strukturen varit ett problem, exempelvis i bakgrundsarbetet?

Svar: Just här har Luleå haft det väldigt enkelt när man haft utförare i systemet som ser nästan likadant ut. Vi har gjort en mappning av brukare, kostnader och mål.

Publikfråga: Det här har varit en lång resa, hur lång tid tar det att gå från excel till det här?

Svar: Chefen har nu halverat sin administrativa tid. Tidigare satt hen och knappade in siffrorna men nu lämnar hen över det till PwC. Redan i början av 2020 började arbetet och första dashboarden kom 2021. Dels vill man ju se till att man validerar datan som finns för det är viktigt att den är korrekt, så att ägna en stund åt kvalitetssäkringen kan beroende på hur det ser ut ta hur lång tid som helst. Det här kan frigöra tid varje månad, och inte genom att dra ner på tiden ute hos brukarna heller utan på arbetssättet. Ekonomerna och cheferna ser nyttan med systemet och hoppas att fler vågar testa att visualisera för att göra siffrorna pratbara och kunna dra nytta av de olika kompetenserna som finns i rummet.

2015 låg budgeten på minus 40 miljoner kronor. Idag sex år senare går de mot nollan.


Socialchefsdagarna 2021 den 24–26 november i Malmö • Seminarium 19 med PwC: För att styra måste man veta
Text: Emma Hjort, socionomstudent vid Lunds universitet
Foto: © Mark Harris, Frozentime