Digitalisering med fokus på barn och unga inom socialtjänsten

Seminarieledare: Mika Gutepil, utvecklingsledare på Region Gotland och Carola Winberg, produktägare IFO på TietoEVRY.

Presentation

Carola Winberg berättar om Lifecare Procapita som hon är verksamhetsägare för. Det är till för handläggaren men också för medborgaren. Anmälningar för barn och unga, för vuxna. Ett sätt att kommunicera säkert på, signaturmöjlighet.

Mika Gutepil berättar att Region Gotland har satsat mycket på digitalisering. 60000 invånare. De har ungefär 7000 anställda varav 250 i familjeomsorgen och 40 inom barn- och familjeenheten.

Mika Gutepil är utvecklingsledare på Region Gotland och Carola Winberg är produktägare för IFO på TietoEVRY.

Utmaningar

Just med barn- och familjeenheten blir perspektiven betydligt fler. Politiken, barn och unga som har sina önskemål om hur man ska kommunicera med dem. Ska man se på utvecklingen som en digitalisering eller ett förändringsarbete, var startar man och hur syr man enklast ihop det? Man måste vara överens om vissa förutsättningar.

Det måste finnas en tydlig inriktning. Vi har en digitaliseringsstrateg som jobbar med digitaliseringsplaner, även på enheterna.

Strategin, även inom arbetet. Hur ska man utnyttja verksamheterna. Digitala tjänster som förstahandsval och kommunikation med medborgarna. Det står i vår regionövergripande strategi.

Ledningen och verksamheten behöver vara med på tåget, annars tar det mycket kraft och energi att genomföra.

Vara med och påverka så att den tekniska lösningen blir lite mer som vi har tänkt oss själva.

Digital utveckling i stort, man måste vara medveten om vad som skapar effekt, vad är ekonomisk nytta/tidsvinster och vad är kvalitativ nytta.

Förutsättningarna för lyckad digitalisering

En av frågorna som vi jobbar på en hel del är hur man får med sig medborgarperspektivet. Väldigt lätt att fastna i ”det här skulle de tycka vore jättebra”. Men jag som utvecklingsledare kan ju inte hitta på detta själv, utan vi måste få input utifrån

Under barn- och ungdomsenheten finns handläggare som bara befinner sig på fastlandet. Förutsättningar för handläggarna att använda it-system hemifrån. Då är det många bitar man behöver fundera på.

Lagstiftningen ställer också till bekymmer just nu. Ungdomarna vill helst kommunicera på sms. Leverantörerna hinner inte med i utvecklingen.

Det här har vi åstadkommit med systemet som tidigare hette Procapita, numera Lifecare. Pilot 2015 för ekonomiskt bistånd.

Andra delar som vi har digitaliserat, till exempel tvåfaktorsinloggning, Mina meddelande medborgare – kommunicera på ett säkert sätt, möjlighet att jobba på distans, digitial signering, digital akt, allting som ska produceras ska in på akten i första hand. Med ett knapptryck kunna journalföra på ett enkelt sätt. Ungdomar loggar in med Freja eID. E-tjänst för orosanmälan för barn och unga. Säker videomötestjänst. Digital tidbokning, Kommer kunna boka egna tider.

De kvalitativa nyttorna har blivit större och bättre. Vi har sparat mycket tid på att scanna in ärendena och ha en digital signeringskedja. Det går mycket fortare. I deras värld blir det otroligt mycket tid. Infoga, skriva ut, infoga. Nu är det dags att signera, behöver inte vara på plats heller. Orosanmälan via en e-tjänst direkt in i verksamhetssystem. 75 procent via tjänsten är målet. Assistenten får massor av timmar att göra något annat.

Ett beslutsstöd. Befinner sig ute, hämtar statistik, beslutsfattarna får ett underlag som är dagsfärskt i stället för att controller manuellt sammanställer statistik en gång i månaden.

Publikfråga: Hur många anmälningar blir ofullständiga, hur mycket merarbete blir det med en ofullständig anmälan?

Ofullständig anmälan försvinner inte med det här. Vissa är tvingande att fylla i. Blir ju inte mindre jobb, vissa är obligatoriska, andra inte.

Publikfråga: Ärenden som ska hanteras efter kontorstid, hur löste ni det?

Enligt våra jurister får inga ärenden ligga mer än 24 timmar och ska hanteras så snabbt som möjligt. Socialjouren bevakar det här. När det kommer in en handling, få ett sms till valfritt telefonnummer. Kommer ett pling när det kommer något.

Publikfråga: Digitala orosanmälningar från alla håll? Hur är det?

Tanken är att alla kan göra det. Polisen och sjukvården hade de mycket kontakt med innan. Ska bara kunna bifoga ett dokument som de skriver i sitt eget system. Vill bara kunna infoga på datorn men måse ju spara för att kunna infoga det. Säkra USB-minnen har det löst för socialförvaltningen som kan infoga och sedan radera dokumentet.


Socialchefsdagarna 2021 den 24–26 november i Malmö • Seminarium 7: Digitalisering med fokus på barn och unga inom socialtjänsten • Region Gotland och TietoEVRY.
Text: Gabriel Nilsson, socionomstudent vid Lunds universitet
Foto: © Mark Harris, Frozentime