3. DIALOGEN

DIALOGEN är en strategi för en sammanhållen, innovativ och hållbar socialtjänst.

Stefan Österström, biträdande socialdirektör i Jönköpings kommun.

När Stefan Österström började som utvecklingschef i Jönköping 2008 funderade han över hur förvaltningen skulle kunna arbeta mer systematiskt med att utveckla verksamhetens kvalitet. Detta ”hur” tenderar att ofta försvinna på vägen, men nu ville de börja från grunden och bygga en fungerande utvecklingsorganisation.

Socialförvaltningen satsade under några år medvetet på kompetensutveckling av medarbetare för att öka sin förmåga att arbeta med uppföljning och analyser av verksamheten, och förstärka arbetet med fokus på ständiga förbättringar. De byggde också upp en organisation som tekniskt kunde hantera detta. Detta fungerade som en stödfunktion till organisationen i några år.

Denna strategi kom att kallas DIALOGEN och arbetet kom igång 2013.

Syftet med DIALOGEN var att fokusera på att utveckla processer och arbetssätt som ett alternativ till omfattande organisatoriska förändringar. En viktig aspekt var att DIALOGEN byggde på ett politiskt uppdrag om att arbeta med detta förändringsprogram under sex år fram till 2018.

Börja där du står

Stefan säger att det är viktigt att ställa sig frågan, Vad kan vi påverka? Det är lätt att peka på vad någon annan borde göra ”bara de där borta ändrar på sig så kan vi också göra förbättringar”. Han säger att det blir alltid lite jobbigt när vi pratar om vad vi själva måste göra för att påverka organisationen. Vad är det som ligger i vår påverkansruta? Stefan säger att de ställde sig den frågan och insåg att de hade en hel del själva att göra.

Ledningsgruppen bad cheferna gå ut och fråga sina medarbetare vad organisationen kan göra som förbättrar verksamheten. Det resulterade i att medarbetarna skrev ner 1500 förbättringsförslag!

Stefan säger skämtsamt att ledningsgruppen tittade på honom och sa ”detta var din idé, nu får du sortera dem” och arbetet började med att kategorisera förslagen. Där fanns många förslag som inte enbart handlade om budget, utan även om utbildningsfrågor, rekrytering och lokaler.

Då var det dags att kavla upp ärmarna och arbeta med förslagen, ” nu kör vi, vi har sex år på oss!”

Ett analysarbete inleddes för att förstå förbättringsförslagen. Handlade de om förslag från personer ”som skriker högt” eller var det förslag där saker verkligen behöver göras?

Ledningsgruppen tittade på hur andra kommuner hade arbetat med utvecklingsstrategier. Arbetet fortsatte med att förändra hela ledningsorganisationen på staben. De byggde upp stödfunktionen och började organisera på ett annat sätt.

Störning är ett viktigt moment

Stefan går vidare och pratar om begreppet störning. Störning är en person som avbryter och ställer sig frågan, vad gör ni egentligen?

Stefan menar på att störning är ett viktigt moment. Idag arbetar man med olika uppföljningar, men man har även utvecklat ett system med kvalitetsrevisioner.

Stefan nämner bland annat ett exempel på en uppföljning inom barn- och ungdomsverksamhet gällande metoden Signs of safety. Jönköpings kommun och en rad andra kommuner har byggt upp ett uppföljningssystem som möjliggör jämförelser mellan kommuner om hur metoden omsätts i verksamheten.

Stefan går vidare och pratar om mål. I Jönköping är det bestämt att det är få organisatoriska nivåer som får ta fram mål för verksamheten. Tidigare fanns det för många mål att arbeta efter.

”Kreativiteten dör när man har 70 mål att arbeta med som enhetschef och medarbetare”.

Efter det att nämnden presenterat nya mål har cheferna tre månader på sig att arbeta vidare med sina medarbetare. Detta har visat sig vara ett framgångsrikt.

Med stöd av följeforskare har socialtjänsten publicerat två böcker med fokus på uppnådda resultat och nyttan för medborgaren. Under hösten 2018 kommer det publiceras en tredje bok som beskriver fördelarna med att över tid bedriva ett långsiktigt och systematiskt utvecklingsarbete.

Deltagarna fick ta med sig böcker från seminariet – är du också intresserad finns böckerna att tillgå på jonkoping.se, sök på ”DIALOGEN”.

En kommentar kommer ifrån en kvinna i publiken, ”Vilket fantastiskt och underbart sätt att beskriva förbättringsutvecklig på!”

Stefan tackar och avslutar med att säga ” krångla inte till det, gräv där du står”.

Deltagarintervju Juan Navas, IFO- och LSS-chef i Tjörns kommun

Vad tar du med dig från det här seminariet?

Att man ska gräva där man står; enkelheten. Du behöver inte vara specialist, utan se vad vi har! Men det är också viktigt att få förtroende från politiken, det är en förutsättning annars styrs vi av delårsrapporter.

Hur fungerar det i din kommun/organisation?

I min kommun är det väldigt traditionellt. Direktiven bryts ner från kommunfullmäktige ner till tjänstemannanivå. Om ekonomin går dåligt vill politikerna ha rapporter varje månad, går ekonomin bra vill de ha ett par rapporter om året. Går det dåligt resulterar det i mindre tillit och mer press från politiken. Men sen är det också tvärtom – går det bra så ökar tilltron och pressen minskar.

Juan nämner också att störningsmoment är viktiga, det är viktigt att ha någon som säger ifrån.

Deltagarintervju Carina Falkewall, sektorchef IFO- och funktionshinder, Västra Göteborg

Vad tar du med dig från det här seminariet?

Långsiktigheten var en viktig parameter men också att stanna upp i analysen. Vi är så lösningsfokuserade i vår verksamhet men det utmanade Stefan oss att stanna upp i! Att göra en analys innan vi löser saker. Stefan beskriver det mycket mer genomgripande än vad vi gör i vår kommun idag. Han beskriver det vi försöker göra i ett helhetsperspektiv och på ett enkelt sätt.

Att våga jobba med störmoment, att våga låta sig utmanas, se det som en naturlig del i organisationen – det är inte farligt! Men sen också det med mål känner jag igen mig i. Stefan var så tydlig i detta och satte ner foten. Jag kan ta till mig detta och blir lite modigare efter att ha varit här och lyssnat!


Socialchefsdagarna 2018, seminarium 3. DIALOGEN • Stefan Österström, bitr. socialdirektör Jönköpings kommun.

Text: Emily Pettersson, socionomstudent och trainee, Jönköpings kommun
Foto: © Frozentime