18. Mer tid för barn och unga genom förenklad dokumentation

Resultat av testprojekt med taligenkänning och förenklad dokumentation

Föreläsare: Kjerstin Bergman, samordnare barn och unga i den sociala barnavården, SKL. Marta Nannskog, sakkunnig, SKL. Birgitta Svensson, fil. dr, universitetslektor i socialt arbete, Karlstad universitet.

Efter den kartläggning som nationella samordnaren för den sociala barn- och ungdomsvården gjorde i 50 kommuner, såg man att mycket tid ägnas åt dokumentation och lite tid till barn, unga och familjer. Kartläggningen visade även att den tekniska utvecklingen är eftersatt.

Fler rapporter har inkommit där socialsekreterare påpekar att det är för mycket dokumentation och detaljstyrning. Problem blir då att rekrytera personal. Många förklarar att de inte gått på högskolan för att ägna sig så pass mycket åt administration och dokumentation. Denna kartläggning ledde till två projekt som SKL har bedrivit: Taligenkänning och förenklad dokumentation.

Taligenkänning

Det första projektet handlar om taligenkänning med syfte att effektivisera samtidigt som rättssäkerheten uppehålls. Projektet ville undersöka om taligenkänning kan effektivisera och om socialsekreterarna kan bli mer transparenta gentemot brukarna.

Taligenkänning är en it-tjänst som översätter tal till text, på så sätt slipper man sitta och klippa och klistra. Socialsekreteraren pratar i en liten mikrofon, och behöver därför inte ett tangentbord. Taligenkänning har funnits ett tag men de senaste åren har det exploderat i utvecklingen. Generation 4 är väldigt avancerad och på hög nivå.

Kjerstin Bergman är samordnare på SKL, inom området barn och unga i den sociala barnavården (foto: Frozentime).

Det går ungefär tre gånger snabbare att använda taligenkänning än att skriva, oavsett språk eller vana vid tangentbord. Det blir även en lägre felmarginal med taligenkänning. Man kan installera auto-texter. Det finns redan en hel del kortkommandon för att skriva in hela texter som används ofta. Det går betydligt snabbare än alla klick som behövs idag för att göra samma sak.

Lär sig dialekter och uttal

Dialekter och andra uttal lär den sig snabbt, och programmet hjälper också om någon har språksvårigheter eller dyslexi. Även om man inte har svenska som förstaspråk så klarar programmet av det. Är socialsekreteraren på språng kan det även användas i mobilen.

Projektet pågick i mars till september 2018. Tre kommuner har utfört testet, Norrköping, Linköping och Haninge. De hade olika verksamhetssystem, och taligenkänning fungerade bra hos alla tre. Under de tre testmånaderna var kravet var att taligenkänning skulle användas till alla journalanteckningar.

Det fungerade så bra att socialsekreterarna använde programmet även till andra delar. Utvärderingarna gav positiva och överraskande resultat efter bara tre månader. Utvärderingen bestod av tidmätning, utvärderingsenkäter och en avslutningskonferens.

Det man kom fram till var att taligenkänning har en kort inkörningssträcka. En introträff på 1–2 timmar och sedan levereras tjänsten via mejl. Detta följs av en utbildning på en timme, som även fanns på webben. Många av socialsekreterarna tyckte att webbutbildningen var lika bra som utbildningen på plats.

Teoretiskt sett kan man börja använda taligenkänning efter endast en dag. Programmet kräver inte mer än att socialsekreteraren har ett bra headset. Varje socialsekreterare utvecklar en egen profil som blir bättre ju mer tjänsten används.

Till mer än journalanteckningar

Socialsekreterarna i de tre kommuner som testade taligenkänning använde den till mer än journalanteckningar. Ungefär 70 procent av socialsekreterarna tyckte programmet var lätt att använda, för 64 procent underlättade det arbetet, och 59 procent tyckte att arbetet gick fortare. 69 procent nöjda eller mycket nöjda. Hela 83 procent ville fortsätta med taligenkänning efter testperioden.

Nackdelar som utvärderingen visade på var att ordboken inte var anpassad efter socialtjänsten, utan efter hälso- och sjukvård, så det upplevdes jobbigt att lära programmet nya ord hela tiden. Det tar även tid att lära om för sig själv tyckte några av socialsekreterarna.

Ytterligare en negativ faktor var att de som delar rum stör varandra. Fördelarna var dock fler än nackdelarna.

Socialsekreterarna upplevde att skrivjobbet inte längre läggs på hög. Det är mer bekvämt och mindre stressigt. Anteckningarna blir kortare och mer koncisa. Många tyckte även att arbetet blev roligare och att det ligger i tiden, att det är dags för socialtjänsten att hänga med i den digitala utvecklingen. Man fann även ergonomiska vinster.

Det som krävs av socialsekreterarna är att profilen behöver tränas upp, det tar några veckor innan den är bra.

Det finns ett stort intresse för taligenkänning inom många olika områden. Det medför inga initiala extrakostnader, utan det är en månadskostnad för varje licens som kan avslutas när man vill. Månadsavgiften beror på antalet licenser, vilket avtal man har, vilken upphandlare med mera.

Tanken är att man sparar tid som kan läggas på annat. I slutrapporten är det rekommenderat att socialtjänstens ord och termer läggs till. Ett företag har testats men det finns flera som levererar taligenkänning, så det blir en upphandlingsfråga.

Förenklad dokumentation

Det andra projektet hade en liknande bakgrund som det första, man ville effektivisera arbetet för socialsekreterare. Kan man få en mer ändamålsenlig dokumentation? Detta projekt pågick mellan mars och maj 2018. De tog in juridisk expertis för att se till att de inte gjorde något de inte skulle göra. 6 län var med, 29 kommuner och ca 130 socialsekreterare.

Marta Nannskog, sakkunnig på SKL (foto: SKL).

Projektet innehöll seminarier via webb, workshops, övningar, skriftliga inlämningar och utvärdering. En förstudie gjordes kring dokumentation inom socialtjänsten, där det framkom att objektiv och saklig dokumentation efterfrågas.

Brukarna vill vara delaktiga och informerade. De vill ha saklig och lättillgänglig information. Många upplevde att de inte fått ta del av sin dokumentation. Socialsekreterarna anser det är svårt att navigera i saklig och nödvändig info till dokumentation. Sju av tio lägger för mycket tid på att dokumentera, bland annat för att det är svårt att formulera sig, samma info ska in på flera olika ställen och irrelevant information måste med i beslutsunderlagen.

Det framkommer att det är lätt för brukarna att få tillgång till sin dokumentation, men hopplöst att ta sig igenom.

Projektet lade fram övningar i fyra olika moment:

Journal: Ett nytt sätt att dokumentera. Socialsekreterarna skulle dokumentera ingress och dokumentera i punktform. Resultat var att det blev kortare utredningar och mer lättöverskådligt. Socialsekreterarna höll sig sakliga och objektiva i dokumentationen. Resultatet för dokumentation med ingress var att 50 procent upplevde viss eller stor tidsminskning. Punktform upplevde 72 procent gav viss eller stor tidsminskning.

Beslutsunderlag: Här skulle socialsekreterarna dokumentera kortare genom att ta bort delar som rör sammanfattning, fokusera på relevant och saklig information. Fokus på BBIC-triangeln. Det blev en dramatisk minskning i mängden dokumentation.

Resultatet var att det var väldigt uppskattat av socialsekreterarna. Tidsåtgången är tydligt mindre. Det är dock viktigt att komma ihåg att man i vissa ärenden behöver skriva mycket, men i många behöver man inte skriva så mycket. Viktigt att anpassa sig och bara utreda det som behövs. Fokusera på vad som är relevant för ärendet.

Uppdrag och mål: Gick trögare då det inte fanns tid i processen. Det är dock ett stort förbättringsområde. Socialsekreterarna bör fundera på hur man kan göra målen och uppdragen mer konkreta och möjliga att följa upp. Då socialsekreterarna inte hann komma igång med detta så finns inget resultat att delge.

Följa upp: Samma problem här, socialsekreterarna hann inte prova de saker som föreslogs.

Övningen gav färdighet och mersmak

För att avsluta projektet fick socialsekreterarna svara på samma enkät som de besvarade innan projektet började. Resultatet var att de upplevde förbättrat stöd kring dokumentation på sin arbetsplats. Övningarna gjorde det lättare att dokumentera i journal och beslutsunderlag. Många av deltagarna vill fortsätta dokumentera enligt övningarna.

De hann inte in i processen att arbeta med mål och uppföljning, men resterande delar fick bra resultat. Man fann även att eget lärande ger förbättrad och mer effektiv dokumentation. Socialsekreterarna fick lättare att plocka ut det väsentliga och få en helhet. Det var tidsbesparande, lättare att hinna med och flera uppgav att de fått sin skrivarglädje tillbaka. Överlag ett väldigt positivt resultat.

Birgitta Svensson, universitetslektor i socialt arbete, Karlstads universitet, som arbetat med projekten att effektivisera arbetet genom taligenkänning och förenklad dokumentation (foto: Karlstads universitet).

Slutsatserna från projektet var att en vinst var projektformen. Då de hela tiden körde via webben så når de ut till alla och får med sig många. Konstaterade vinster med att dokumentera mindre omfattande. Det finns ett tydligt behov av förbättringsarbete, mindre detaljreglering och en översyn av BBIC-dokumenten.

I enkäterna kom det fram att socialsekreterarna vill ha mer kunskap om juridik och dokumentationsregler, samt föreskrifter och förordningar.

Lyckat förbättringsarbete är inget ensamjobb. Ett lyckat koncept är att arbeta tillsammans.

Diskussion och frågor

Planerar SKL att föra över slutsatserna till socionomutbildningen?

Det är lärarnas ansvar att fånga upp när det sker förändringar. Ligger på varje socionomutbildning och dess lärare att avgöra vad man vill göra med den nya informationen.

Jobbar SKL med att utveckla mot andra delar än barn och unga? Exempelvis LSS och biståndshandläggning?

Det är inget som är planerat.

Hur arbetar SKL med förbättringsarbete kring it-stöd?

Har börjat undersöka om ett beställarnätverk kan hjälpa till att sprida goda kunskaper.

Vilket av projekten rekommenderar SKL att man börjar med?

Båda projekten kompletterar varandra väl. Har man möjlighet är det bra att göra båda samtidigt. Gör det till ett helhetsarbete, inkludera alla.


Socialchefsdagarna 2018, seminarium 18. Mer tid för barn och unga genom förenklad dokumentation • Kjerstin Bergman och Marta Nannskog från SKL. Birgitta Svensson, fl. dr, universitetslektor i socialt arbete, Karlstads universitet.

Läs mer om dokumentationsprojektet på SKL:s webbplats

Läs mer om taligenkänning på SKL:s webbplats

Text: Elin Fondelius, socionomstudent och trainee på Jönköpings kommun.
Foto: © Frozentime