10. Sveriges bästa verksamheter

Henrik Eriksson, (fil. dr, docent) arbetar med kvalitetsutveckling och forskning på Chalmers tekniska högskola och www.forbattringsakademin.se.

Innan vi går in på Sveriges bästa verksamheter ska vi undersöka Sveriges sämsta verksamheter. Hur arbetar de? Ungefär 70-80 procent av alla deras utvecklingsinsatser misslyckas. Att de inte kommer fram till lösningen beror på bakomliggande faktorer. Här är misstagen som de gör:

Misstag #1: De är inte behovs- och syftesdrivna.

Misstag #2: De utvecklar inte värdeskapande processer och nätverk.

Misstag #3: De leder inte arbetet framåt beträffande förbättring och innovation.

Misstag #4: De är inte motiverade.

Misstag #5: De förbättrar inget.

Det här leder till ganska mycket snack men ingen action, alltså ingen verkställighet av de åtgärder som behövs för förändringsarbete.

Henrik presenterar två tankesätt beträffande förändring. Det ena är att om man ska få andra resultat än vad man tidigare fått, måste man ändra det befintliga systemet. Ändrar vi inte hur vi jobbar kan vi inte heller förvänta oss att få bättre resultat. Det andra tankesättet är att det inte finns någon poäng med att ändra systemen då det är systemet som förändrar människan. Det skulle kunna innebära att man blir som den arbetsplats man varit på. Stämmer det? Henrik är mer inne på det första tankesättet.

Att ta reda på vad som fungerar

Henrik berättar att Sveriges kung ger ut priser till verksamheter och ställen som har haft ett bra utvecklingsarbete och kvalitet på sitt arbete. De har även försök bemöta behoven hos sina målgrupper. I sin forskning har Henrik intervjuat olika verksamhetsföreträdare som har fått utmärkelser. Vad ligger bakom alla begrepp och principer som gör vissa verksamheter bättre än andra?

Fem principer för bättre verksamhet, bättre resultat och högre kvalitet

Princip #1: Vi är behovs- och syftesdrivna

Vid en intervju med rektorn till en av Sveriges bästa skola framkom följande. För att gå till botten med beslutsfattandet är det av relevans att ständigt påminna sig själv om vem man finns till för. Man bör därför ställa sig följande tre frågor:

1) Varför finns själva verksamheten?

2) Varför arbetar du [de anställda] på verksamheten?

3) Varför fortsätter vi med att göra det som vi gör, och varför gör vi det inte på något annat sätt?

För att en verksamhet ska bli framgångsrik behöver de mindre av omfattande analyser, strategisk planering, strategiworkshops, budgetarbete, dokumentation, stora (nästintill) meningslösa enkäter, rapportskrivande, kartläggning, IT-stöd/system och verksamhetsplanering. Istället bör fokus ligga på dialoger om ”kundbehov”, samordning mellan funktionerna, systematiska problemlösningar, förbättring av arbetssätt, dialog med ”kunden”, experimentera fram lösningar, dialog chef-medarbetare samt uppföljning av arbetssätt. De får heller inte glömma vilka de arbetar för.

Princip #2: Vi utvecklar värdeskapande processer och nätverk

Processer är viktigt att förstå för att kunna förbättra verksamheten. Vissa steg i en process kan klumpas ihop och några hoppas över. Leder det till förbättring av verksamheten, då är det värt det. Det är att på ett bättre sätt möta upp behov hos dem som man är till för.

Det är viktigt att reflektera över följande frågor för att se hur verksamheten ska kunna förbättras: ”Hur gör vi för att följa upp, lära och förbättra? Hur gör vi för att…? I vilken omfattning gör vi det? Vilket resultat leder det till?”

Man måste koppla ihop hur man jobbar med resultaten som man får. Först när man förändrar hur man gör, ändras ens resultat. Försök att tänka: Vika resultat har vi till följd av den här processen?

Förbättringsformeln ser ut på följande vis:

Förbättringar i kvalitet (ökning) + Förbättringar i Ledtid (minskning) = Förbättrad ekonomi.

Förbättrade resultat leder därmed till bättre ekonomi. Därmed bör man satsa på högre kvalitet.

Princip #3: Vi leder förbättring och innovation

Det är viktigt för organisationen att ha medarbetarnas engagemang och ledarskap. Det som är mindre viktigt är verksamhetsplanering, information och analys. Ju ”bättre” man är på planering, desto ”sämre” är man som chef, enligt Henrik.

Utveckling drivs av att man stämmer av med kunderna vad som är bra och mindre bra. Sedan går man tillbaka och förbättrar det som inte fungerar.

Det finns olika typer av chefer.

Typ 1 kallas för ”omorganisatören”. Det är en högre chef som exempelvis slår ihop olika verksamheter, låter dem arbeta precis likadant som tidigare och sedan förväntar sig goda resultat.

Typ 2 kallas för ”kontrollanten”. Det är chefen som styr sina medarbetare lite för mycket. Ju större självstyre som tillåts, desto mer motiverade blir arbetarna och vill medverka till utveckling på verksamheten.

Typ 3 kallas för ”förvaltaren”. Det är den chef som vill fortsätta som vanligt, utan förändringar.

Typ 4 kallas för ”utvecklaren” och är den chef som man bör eftersträva. Chefen tar ansvar för innovation och förbättring. Denne chef ser när saker behöver förändras och gör sedan det.

Princip #4: Motivation

Statistik om kartläggning i verksamheter från år 2017 påvisar att 75 procent av arbetarna är oengagerade, att 11 procent aktivt motarbetar sin verksamhet och att 14 procent är engagerade av att förbättra sin arbetsplats.

Vad gör att engagemanget inte finns för att vilja utvecklas? Svaret är motivation. Det som driver motivationen är: 1) Självstyre 2) Meningsfullhet 3) Mästerskap, vilket innebär att ständigt arbeta med förbättringsområden.

Princip #5: Att förbättra

Den här punkten handlar om att finna principer för att kunna bli en bättre verksamhet. Det är viktigt att fråga sig själv vad man har förbättrat. Henrik berättar om två sätt att förbättra verksamheten.

Det första är att man fastnar i ett implementeringstänk – man har lösningen och försöker trycka in den i verksamheten. Det andra är att ständigt arbeta med förbättringar och låta medarbetarna hjälpa till och experimentera fram nya lösningar. Det handlar om att lära sig, att planera, att göra och att studera, både kvalitetsnivån och förbättringstakten. Det är viktigt att bibehålla en organisk syn på verksamheten än den mekaniska synen.

Att arbeta mot förbättring

Så hur gör man?

Man gör det genom att minska administrationen, öka förbättringskompetenserna inom verksamheten och bli en ledare istället för en chef. Fokus ska ständigt vara på att förbättra hela värdeskapandet, prata om ”varför?” och ”hur?” och man ska sluta de-motivera människor. Dokumentation och kartläggningar minskas. Man ska eftersträva transparens i verksamheten, skapa självstyrande individer och grupper, ständigt prata om kundens behov och samarbeta över gränser. Dessutom ska man prova fram nya lösningar, skapa en utmärkt arbetsmiljö, lära sig av andra hela tiden samt att börja förbättringsarbetet redan nu.

Med det enkla receptet i handen kan man bli en av Sveriges bästa verksamheter.


Socialchefsdagarna 2018, seminarium 10. Sveriges bästa verksamheter • Henrik Eriksson, fil. dr, docent på Chalmers tekniska högskola och www.forbattringsakademin.se.

henrik.eriksson@chalmers.se 073-660 18 54.

Text: Sofia Somo, socionomstudent och trainee på Jönköpings kommun.
Foto: © Frozentime.