2. Lärande tillsyn – framgångsfaktorer och gemensamma nämnare

IVO och Västerås berättar om ett pilotprojekt om tillsyn med systemansats. Medverkande på seminariet är Hans Karlsson, direktör, avdelningen för vård och omsorg, SKL. Ewa Sunneborn, avdelningschef Tillsynsavdelningen Region mitt, IVO. Anna Öström utredare, IVO. Gunilla Westberg myndighetschef, Västerås stad.

Metoder för lärande tillsyn

Moderator Anders Kandelin från IVO inleder med att prata om vikten av att vi har förtroende från medborgarna vad gäller våra verksamheter. IVO har möjlighet att agera katalysator och bidra till våra verksamheters utveckling.

Nuläget ur SKL:s perspektiv

Hans Karlsson från SKL, som sitter i IVO:s Tillsynsråd, börjar med att beskriva nuläget från SKL:s utgångspunkt.

– En förändring i socialtjänstlagen är nödvändig, den har gått från att vara en ramlag till detaljerad lagstiftning. Det har därmed blivit en spänning mellan den nya hållningen att stödja och främja från IVO till att som tidigare följa upp och reglera. Det har resulterat i svåra effekter hos kommunerna att lösa, säger Hans Karlsson.

Socialtjänstens insatser rör många åldersgrupper och de grupper som behöver hjälp i våra kommuner ökar markant till motsats från den del av befolkningen som betalar skatt och utvecklar stabilitet.

Med den lagstiftning som finns och det arbetsätt vi har idag kommer det att leda till att vi inte klarar av uppdraget. Det krävs därför att IVO har en form av tillsyn som gör det möjligt att förändra till ett mer dynamiskt arbetssätt. Vad blir resultatet för medborgaren av det IVO gör?

Arbetsmiljöverkets inblandning mellan de olika myndigheterna behövs. Att ha individfokus vid tillsyn med systemansats är inte lätt men man måste stötta varandra.

För att få till en lärande tillsyn behöver vi jobba med terminologier för att närma oss varandra och inte missförstå. Det är skillnad mellan teach (lära ut) and learn (lära sig). Vi vet något som funkar med hygglig evidens, evidensbaserad praktik.

Nuläget ur IVO:s perspektiv

Ewa Sunneborn är avdelningschef för IVO:s regionala tillsynsavdelning i Örebro. Hon inleder med att beskriva nuläget ur IVO:s synvinkel.

– IVO ser det som positivt att något har hänt kring rekryteringen; det är färre konsulter anställda i kommunerna och en del kommuner rekryterar också andra yrkeskategorier än socionomer, säger Ewa Sunneborn.

En annan märkbar förändring är färre HVB-hem. IVO ser fortfarande en del oseriösa aktörer och har en gemensam uppgift att tillsammans med socialförvaltningen se till att utförare som är tillståndspliktiga har de tillstånd som krävs. Det är svårt för den som arbetar med myndighetsutövning att hantera orosanmälningar med den hastighet som krävs och att slutföra utredningar i tid.

Det pågår en nationell tillsyn som är inriktad på uppföljning av HVB-placeringar inom barn- och ungdomsområdet. IVO har kommit halvvägs i arbetet. Ett preliminärt resultat är att kommunerna inte orkar med att följa upp placeringarna som man skulle önska.

Lärande tillsyn gäller även IVO

Lärande är ordet! Patient- och brukarfokus är ett utvecklingsområde. IVO har alltid lyssnat MEN det finns flera sätt att arbeta på för att på allvar säga att IVO:s arbete gör skillnad. Myndigheten behöver ändra synsätt och metoder för att nå detta och ett vårdfokus ska kunna leda till utveckling och förändring på riktigt.

De vill fokusera på ledning och styrning och göra tillsyner på den nivån. IVO strävar efter en förtroendefull dialog med verksamheter och huvudmän, vilket är en grund för en utvecklad kvalitet. Det krävs att något mer händer än samtalet vid tillsynen.

– Tidigare har vi koncentrerat oss på en liten del vid våra tillsyner, nu har vi bredare tillsyn och arbetsnamnet är tillsyn med systemansats, säger Ewa Sunneborn.

Lärande tillsyn har alltid funnit på agendan; att det IVO såg och fångade upp skulle återknytas till verksamheten för utveckling. IVO:s ambition är att vara en katalysator för utveckling, men har inte som uppgift att komma med lösningar. Nyckeln är dialogmöten.

Ny lag 1 januari 2018

Den 1 januari 2018 kommer en ny lag om patienters möjlighet att klaga på sjukvården. Är kommunerna beredda på den förändring som det kommer att innebära? Det kommer att bli ett krävande arbete och det kommer att behövas ett större fokus på ledning och styrning.

Tillsyn med systemansats

Den tillsyn som IVO vanligtvis gör sker områdesvis i olika intervall. Frågan är om den tillsynen bidrar med positiv effekt för den enskilda brukaren? Om inte, ska IVO då fortsätta med verksamhetsavgränsad tillsyn?

Anna Öström från IVO är utredare och projektledare för ett projekt om tillsyn med systemansats. Projektet inleddes 2017. Man har valt ut två pilotkommuner som är lika stora. De är tillväxtkommuner med närhet till socionomutbildningen men de har problem med bemanning inom socialtjänsten. Bristerna skiljer sig åt då det är olika fokus i kommunerna. IVO har tidigare granskat kommunerna ofta men utan att se tydliga förbättringar.

Det finns ingen färdig mall för genomförandet, IVO jobbar med en prövande ansats med hänsyn till olikheter.

Vad skiljer den här tillsynen från den verksamhetsavgränsande tillsynen? Tillsynen sker på makro-, meso- och mikronivå i organisation.

  • Makronivån för politiska beslut och resursfördelning
  • Mesonivå för den stödjande nivån dvs förvaltningsorganisation, utvecklingsstrategier, ledning och styrning.
  • Mikronivån vad gäller det sociala arbetet på individnivå.

Alla nivåer hör ihop. Den tidigare verksamhetavgränsande tillsynen har skett på mikronivå men i tillsyn med systemansats är man intresserad av hela linjen och återkoppling längs hela linjen – ett helhetsgrepp!

Tidigt i projektet höll IVO en intern workshop med chefer, utredare och jurister för att diskutera det aktuella läget, utvecklingen inom socialtjänsten i kommunerna, målet med tillsynen, tillvägagångssättet, skillnader, på vilken nivå i organisationen fokus skulle ligga. Under workshopen skulle IVO göra en analys av socialtjänsten och föra en dialog med tjänstemän och förtroendemän. Beslutet blev att IVO ska göra en belysande beskrivning.

Vad är nytt?

Tillsynen sker i fyra delar:

  • Stor tid läggs på en inventering av IVO:s ärenden, inte bara år 2016, utan även tre år bakåt. Kommunernas offentliga dokument, revisionsrapporter, budgetar, öppna jämförelser, Kolada, m.m.
  • Samverkan med Arbetsmiljöverket. De har träffats och bytt information och medverkat vid varandras tillsyner och återföring, lyssnat och lärt.
  • Fokus på hela socialtjänsten under flera år. Utveckling, organisation, ledning och styrning och kommunens förutsättningar.
  • Dialogen är central. Även i vanlig tillsyn sker naturligtvis dialog men i pilotprojektet finns ett gemensamt underlag inför dialogen att utgå ifrån. Kommunstyrelserna står inte under IVO:s tillsyn men de bjuds in eftersom det är viktigt att de tar del av dialogen. Men inget beslut med åtgärdskrav tas efter dialogmötet.

Frågorna handlade om samverkan, myndighetsutövning, systematiskt kvalitetsarbete, målstyrning osv. Exempel på frågor: ”Hur gick det till när ni implementerade det nya styrsystemet?” ”Hur har ni involverat personalen i det arbetet?” Vilka frågor som ställs beror på var kommunens brister ligger.

Resultatet blev en öppen och reflekterande dialog. Kommunernas reflektioner var att det kanske inte kom fram så särskilt mycket nytt, men att det var positivt att få diskutera utvecklingen i den här formen.

Erfarenheter och lärdomar av en tillsyn med systemansats

Ett omfattande underlag hos kommunerna kan försvåra avgränsning och analys. Det är viktigt att det är flera personer som reflekterar över vad som är väsentligt. Positivt med yttrande och dialog som underlag för ett gemensamt arbete framåt i stället för beslut med åtgärdskrav. Metoden kan ge en fördjupad bild av socialtjänsten och vara ett värdefullt komplement till verksamhetsavgränsad tillsyn.

Västerås en av pilotkommunerna

Gunilla Westberg är myndighetschef i Västerås stad.

– Det är positivt att IVO ändrar sitt sätt att tillsyna, men det kräver olika kompetens hos IVO:s personal för att kunna tillsyna med olika fokus; individärenden eller övergripande, säger Gunilla Westberg.

Västerås är väl granskade sedan flera år. De har haft svårt att rekrytera socionomer och det finns krav att inte lägga på för mycket arbete på befintlig personal. Tillsynen i samverkan med Arbetsmiljöverket har i deras fall inte lett till någon egentlig ny lärdom då de redan kände till svårigheterna. Den kommunala verkligheten är att de ska balansera både det lagstyrda och arbetskvaliteten och detta ska kombineras.

Västerås har jobbat mycket med lärande och utveckling kring Lex Sarah-rapportering. Många tillbud rapporteras och det leder till allt fler tillsyner. Hur ska man då kunna våga stå och lära av sina misstag? Arbetsmiljöverket menar dock att de ser det som en större fara vid de tysta organisationerna, dvs de som aldrig anmäler något.

– Det är lite tidigt ännu att säga vad den här sortens tillsyn kan leda till, men det ska bli intressant! Jönköping Academy ska under hösten göra uppföljning om den del som omfattar Linköping för att se hur metoden kan bidra till lärande, säger Gunilla Westberg avslutningsvis.

Frågor från publiken

Stockholm: Vid rapportering av Lex Sarah tar återkoppling från IVO väldigt lång tid, i vissa fall upp till ett år. Hur kommer det sig?
Svar: IVO har haft alldeles för långa handläggningstider men det är på väg att bli bättre.

Huddinge kommun: Hur sätter IVO brukaren i fokus?
Svar: Helhetsgreppet innebär att man tittar på alla nivåer. Hur påverkar exempelvis ledning och styrning brukaren? Koladas nyckeltal – hur många barn återkommer med behov av hjälp? Brukaren i fokus hela tiden när man gör en systemansats är svårt.

Göteborg: I den bredare tillsyn som ni börjat testa är det viktigt att kommunerna är mogna för tillsynen och utvecklingen. När vi jobbar med individer ställer vi ofta frågan ”vad passar dig bäst?”. Fråga kommunerna på samma vis om/vad de vill ha hjälp med istället för tillsyn. Myndighetsutövande verksamheter köper tjänster externt. Gör ni tillsyner av de externa tjänsterna måste era resultat återkopplas till kommunerna så det kommer kommunerna till gagn.
Svar: Alla beslut är offentliga men kanske kan återkoppling ske på annat sätt.

Avslutande reflektioner

Hans Karlsson: Ska IVO lägga tid på att samla in information som kommunerna samlar in själva? Processen är kanske bra men vi måste hushålla med resurserna. I ett inledande skede är det bra men på lång sikt är det viktigt att bestämma vem som gör vad. Det är en utmaning att veta vad som är system. Att titta på en hel kommun kanske inte gör att man ser utmaningen på individnivå.

Ewa Sunneborn: Vi har en gemensam problembild. Det blir ett mervärde att få materialet före dialogmötet, det ger en grund att stå på. Man får förståelse för styrkor och svagheter i kommunen. Hjälper dem att bli bättre i dialogen.

Gunilla Westberg: Västerås hade inte samlat ihop alla dokumenten tidigare.

Anna Öström: Vi ska fortsätta träffa Arbetsmiljöverket och ha uppföljande dialogmöten.


Text: Lena Danielsson och Catrine Skoglund, Socialförvaltningen i Östersunds kommun
Foto: © Mark Harris, frozentime. Här hittar du bilder för nedladdning!